La fonctionnalité de suivi des modifications de Word est très pratique lorsque vous souhaitez savoir qui apporte quelles modifications à un document. Cette fonctionnalité permet de voir facilement les modifications, ainsi que le nom de la personne qui a effectué la modification.

Dans certaines situations de bureau, vous souhaiterez peut-être que les modifications soient effectuées par plusieurs personnes, mais pour qu’elles apparaissent dans le document comme si elles avaient été effectuées par une seule personne. Par exemple, votre patron peut apporter des modifications à un document, puis remettre une copie annotée du document imprimé à un assistant pour entrer d’autres modifications. Plutôt que de faire apparaître ces autres modifications comme si elles avaient été effectuées par l’assistant, vous voudrez probablement qu’elles apparaissent comme étant effectuées par le patron. (Cela a du sens – c’étaient les changements du patron au départ; quelqu’un d’autre vient de les entrer.)

Cela peut être accompli de plusieurs manières dans Word. Le moyen le plus évident serait que l’assistant fasse les changements en utilisant l’ordinateur du patron. Cela peut ne pas être pratique, cependant, car le patron peut ne pas vouloir que son ordinateur soit utilisé par quelqu’un d’autre, ou l’ordinateur du patron peut être un portable qui voyage avec le patron.

Cela conduit à une autre approche – prétendre être le patron. Lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications est activée dans Word, elle stocke un nom d’utilisateur avec chaque modification apportée dans un document. Ce nom est tiré du nom et des initiales que vous avez définis dans Word. (Dans Word 2007, vous effectuez cette opération dans la zone Options populaires de la boîte de dialogue Options Word. Dans les versions ultérieures de Word, vous le faites dans la zone Options générales de la boîte de dialogue Options Word.)

Si vous voulez prétendre que vous êtes le patron, afin que vos modifications apparaissent comme les modifications du patron, changez simplement le nom et les initiales pour correspondre à ce qui est sur le système du boss. Les informations doivent correspondre exactement, sinon Word considérera toujours vos modifications comme étant différentes des modifications originales du patron.

Un moyen utile de s’assurer que tout est identique est de suivre ces étapes sur l’ordinateur du patron:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 ou une version ultérieure, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Populaire (Word 2007) ou Général (versions ultérieures). (Voir la figure 1.)

  3. Appuyez sur Alt + Impr écran. Cela copie une image de la boîte de dialogue dans le Presse-papiers.

  4. Créez un nouveau document vierge.

  5. Appuyez sur Ctrl + V. Vous devriez voir l’image de la boîte de dialogue dans le document.

  6. Imprimez le document.

Vous avez maintenant une copie papier de ce à quoi ressemblent les informations utilisateur du patron, ce qui signifie que vous pouvez les faire correspondre exactement dans votre système.

Une chose que vous devez savoir est que les informations de l’onglet Informations utilisateur ne sont pas utilisées uniquement pour le suivi des modifications. Il est également utilisé dans d’autres endroits. Par exemple, il apparaît dans les propriétés de fichier associées à un fichier, ainsi que lorsque vous insérez des commentaires. Il montre également les résultats pour divers codes de champ. Par conséquent, il est judicieux de modifier votre onglet Informations utilisateur uniquement lorsque vous allez travailler sur le document du patron, puis de le remettre à vos informations dès que vous en avez terminé avec le document. Si vous devez effectuer ce changement régulièrement, vous souhaiterez peut-être enregistrer le processus dans une macro que vous pourrez relire ultérieurement pour effectuer la modification automatiquement.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (6084) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Consolidating_Changes_under_a_Single_User [Consolidation des changements sous un seul utilisateur].