Justin prépare un document qui contient de nombreuses références qui ressemblent à «ABC 12:34» et il souhaite créer des entrées d’index pour toutes.

Il peut utiliser des caractères génériques dans Rechercher et remplacer pour trouver ces références, mais il n’a pas été en mesure de trouver un moyen de créer une entrée d’index pour chaque instance trouvée.

Une façon de créer l’index souhaité consiste à s’appuyer sur ce que Microsoft appelle un «fichier de concordance». Ce n’est rien d’autre qu’une liste de choses que vous voulez indexer et une indication de la façon dont vous voulez les indexer. Word utilise ensuite le fichier de concordance comme guide pour ajouter les entrées d’index à votre document principal.

Regardons d’abord le fichier de concordance. Il est très simplement construit, ne contenant qu’une seule table à deux colonnes. Dans la colonne de gauche, chaque ligne doit indiquer un terme différent que vous souhaitez indexer dans votre document principal. Dans le cas de Justin, il aurait besoin de lister chaque combinaison unique « ABC 12:34 ». Dans la colonne de droite, chaque ligne contiendrait l’entrée d’index souhaitée pour le terme à gauche. Dans de nombreux cas, cela peut signifier que la colonne de droite répète simplement ce qui se trouve à gauche, mais ce ne sera pas nécessairement le cas si vous souhaitez spécifier un libellé différent pour l’entrée d’index ou si vous souhaitez inclure une sous-entrée. (Si vous voulez une sous-entrée, vous utiliserez l’entrée d’index principale suivie d’un deux-points puis de la sous-entrée.)

Une fois le fichier de concordance terminé, enregistrez-le. Vous pouvez maintenant ouvrir votre document principal et suivre ces étapes:

  1. Affichez l’onglet Références du ruban.

  2. Près du côté droit du ruban, dans le groupe Index, cliquez sur l’outil Insérer un index. Word affiche la boîte de dialogue Index. (Voir la figure 1.)

  3. Cliquez sur le bouton AutoMark. Word affiche une boîte de dialogue qui ressemble beaucoup à une boîte de dialogue Ouvrir standard.

  4. Utilisez les outils de la boîte de dialogue pour localiser et sélectionner le fichier de concordance que vous avez créé.

  5. Cliquez sur Ouvrir.

C’est ça; Word utilise le contenu du fichier de concordance comme guide pour ajouter des entrées d’index à votre document principal. Une fois terminé, vous pouvez insérer votre index où vous le souhaitez.

Une chose que je trouve utile chaque fois que je vais laisser Word effectuer une sorte d’opération de masse sur un document est de m’assurer de conserver une copie supplémentaire du document. Ainsi, avant d’appliquer le fichier de concordance en suivant les étapes ci-dessus, vous souhaiterez peut-être faire une copie de votre document non modifié. Il s’agit simplement d’une mesure de sécurité au cas où, personnellement, j’aurais foiré quelque chose dans le dossier de concordance.

Si vous ne souhaitez pas suivre la voie de la création d’un fichier de concordance, vous pouvez utiliser une macro pour ajouter les entrées d’index. Ceci est un exemple:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

La macro saute au début du document et trouve la première instance de ce qui se trouve dans la variable sFindPattern. Comme indiqué ci-dessus, la variable contient un modèle: trois lettres suivies d’un espace, puis deux chiffres, deux points et deux chiffres. (C’est le modèle que Justin a spécifié.) Si une correspondance est trouvée, alors une entrée d’index est créée qui correspond à ce qui a été trouvé. L’entrée d’index est insérée dans le document, puis l’occurrence suivante du modèle est recherchée. Ceci est répété pour chaque instance du modèle dans le document.

L’approche macro est plus une méthode de force brute pour créer les entrées d’index. C’est parce que ce n’est pas aussi flexible que d’utiliser le fichier de concordance; il ne gère pas la création d’entrées d’index différentes de celles que vous recherchez, ni les sous-entrées.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13674) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.