Maurice a cinq documents Word, dont chacun est assez volumineux. Il doit créer un index unique couvrant les cinq documents, il se demande donc s’il existe un moyen de le faire sans fusionner les cinq documents. Il ne veut pas les fusionner à cause de leur taille.

Il existe deux façons principales de procéder. La première consiste à créer un document maître qui contient des références à des sous-documents, puis à générer l’index à l’aide du document maître. (Les deux approches abordées ici supposent que vos documents contiennent déjà les codes de champ d’index. En d’autres termes, cette astuce couvre uniquement la génération réelle de l’index, pas la création des entrées d’index.)

Pour créer le document maître, procédez comme suit:

  1. Créez un tout nouveau document. Assurez-vous qu’il utilise le même modèle que les documents pour lesquels vous souhaitez un index.

  2. Affichez le document en mode Plan. (Affichez l’onglet Vue du ruban et cliquez sur l’outil Contour dans le groupe Vues.)

  3. Assurez-vous que l’onglet Plan du ruban est affiché. (Il doit être affiché par défaut lorsque vous passez à la vue Plan.)

  4. Dans le groupe Document maître, cliquez sur l’outil Afficher le document. Word développe les outils du groupe Document maître.

  5. Cliquez sur l’outil Insérer, qui est visible dans le groupe Document maître.

Word affiche la boîte de dialogue Insérer un sous-document. (Cette boîte de dialogue ressemble beaucoup à une boîte de dialogue Ouvrir standard.)

  1. À l’aide des commandes de la boîte de dialogue, recherchez et sélectionnez le premier document que vous souhaitez inclure dans votre index.

  2. Cliquez sur Ouvrir. Word insère le contenu du document, entouré de sauts de section.

  3. Répétez les étapes 2 à 9 pour chacun des autres documents que vous souhaitez inclure.

  4. Générez votre index comme vous le feriez normalement.

La deuxième façon de créer l’index consiste à utiliser des champs pour combiner les documents en un seul document. Suivez ces étapes:

  1. Créez un tout nouveau document. Assurez-vous qu’il utilise le même modèle que les documents pour lesquels vous souhaitez un index. Vous devez vous assurer que le point d’insertion se trouve au début du document.

  2. Affichez l’onglet Insertion du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil Pièces rapides dans le groupe Texte. Word affiche certains choix sous l’outil.

  4. Cliquez sur Champ. Word affiche la boîte de dialogue Champ.

  5. Choisissez Index et tables dans la liste Catégories (coin supérieur gauche de la boîte de dialogue). (Voir la figure 1.)

  6. Sélectionnez RD dans la liste des noms de champs. Word ajuste l’apparence de la boîte de dialogue pour inclure une zone Nom de fichier ou URL.

  7. Dans la zone Nom de fichier ou URL, entrez le nom du premier fichier que vous souhaitez inclure dans l’index.

  8. Cliquez sur OK. Word insère le champ dans le document.

  9. Appuyez une fois sur Entrée.

  10. Répétez les étapes 2 à 9 pour chacun des autres documents que vous souhaitez inclure.

  11. Générez votre index comme vous le feriez normalement.

Les champs RD obligent Word à référencer chacun des documents spécifiés et à les inclure dans votre index. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter les champs à la fin de votre cinquième document plutôt que de créer un document vierge pour l’index. (Si vous faites cela, vous n’aurez pas besoin d’inclure un champ pour le cinquième document lui-même; seulement les quatre premiers.) Cela suppose, bien sûr, que vous voulez que l’index apparaisse à la fin du cinquième document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13128) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.