Création d’une table des matières impliquant plusieurs documents (Microsoft Word)

Francis a plusieurs documents qu’il doit, aux fins d’une table des matières, traiter comme un seul document. Il se demande s’il existe un moyen de créer une table des matières qui couvre en fait plusieurs documents.

Il y a en fait trois façons de procéder. Je vais décrire rapidement deux des approches, puis passer un peu plus de temps sur la troisième.

La première approche consiste simplement à créer un nouveau document, puis à copier le contenu de chacun de vos fichiers dans ce nouveau document, dans le bon ordre. Disons que vous avez une série de documents nommés Chap01, Chap02, Chap03 et jusqu’à Chap32. Vous ouvrirez chacun de ces fichiers, à votre tour, appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner tout le contenu du fichier, basculez vers le nouveau document et appuyez sur Ctrl + V. Lorsque vous faites cela, le nouveau document devient de plus en plus volumineux (bien sûr), mais une fois terminé, vous pouvez facilement ajouter une table des matières au début du document.

Honnêtement, cette approche demande beaucoup de travail et n’est pas très flexible. Chaque fois que vous modifiez l’un des documents, vous devez répéter le processus pour obtenir une nouvelle table des matières. Donc, je ne recommanderais pas cette approche particulière.

La deuxième approche consiste à utiliser un document maître et des sous-documents. Il s’agit d’une fonctionnalité intégrée à Word qui vous permet de définir un «document conteneur» (le document maître) et d’identifier d’autres documents qui doivent être inclus dans le conteneur (les sous-documents). Pour créer un document maître, procédez comme suit:

Word affiche la boîte de dialogue Insérer un sous-document. (Cette boîte de dialogue ressemble beaucoup à une boîte de dialogue Ouvrir standard.)

Si vous décidez d’utiliser cette approche (création d’un document maître), sachez qu’il existe de nombreuses histoires d’horreur liées à leur utilisation.

De nombreuses personnes considèrent que les documents maîtres sont le moyen le plus rapide de corrompre les documents Word. Parce que c’est une possibilité, vous voudrez vous assurer de vous protéger en conservant des copies de sauvegarde de tous vos documents d’origine sans que ces sauvegardes ne fassent partie d’un document maître. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la corruption des documents maîtres sur cette page sur le http://word.mvps.org [site Word MVP]:

La troisième approche consiste à utiliser des codes de champ pour combiner les documents en un seul document. Cette approche a le moins d’inconvénients que je puisse trouver, c’est donc celle que je suggérerais. Suivez ces étapes:

Même si la route de code de champ RD est l’approche la plus sûre, sachez que si vous utilisez Word 2013, vous pouvez rencontrer un bogue dans l’implémentation des codes RD. Vous saurez si vous avez rencontré le bogue si les numéros de page générés pour un fichier sont tous les mêmes. Vous pouvez apparemment contourner le bogue en ouvrant tous les fichiers référencés dans Word lorsque vous générez (ou régénérez) la table des matières. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, changer tous les codes de champ RD en codes de champ INCLUDETEXT, mais si vous choisissez de le faire, vous devrez mettre un saut de section avant et après chacun des codes de champ.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur l’utilisation de cette troisième approche, consultez ces ressources:

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (3318) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010 et 2013.