Greg a un certain nombre de styles qu’il doit déployer au sein de son organisation. Il existe un grand nombre d’utilisateurs dans l’organisation et Greg ne peut pas remplacer leurs copies individuelles du modèle Normal.

En outre, les styles doivent également être disponibles via des modèles personnalisés existants. Tous les modèles (normaux et personnalisés) se trouvent sur les systèmes individuels des utilisateurs. Greg recherche des suggestions sur la façon dont il peut déployer les styles afin qu’ils soient accessibles à tous les utilisateurs et qu’ils aient priorité sur les styles du même nom qui peuvent déjà exister dans les modèles de leurs systèmes.

En fait, les gens posent la même question que Greg (sous une forme ou une autre) depuis des années. La raison pour laquelle il a été demandé depuis si longtemps est qu’il n’y a vraiment pas de bonne réponse – du moins pas une qui puisse être « imposée » à une implémentation locale de Word et attraper tous les « pièges »

qui sont possibles. Dès que vous pensez que vous pourriez avoir tous les styles couverts, d’une manière ou d’une autre, la machine locale de quelqu’un fera quelque chose de vicieux (comme renommer automatiquement l’un de vos styles pour une raison étrange) et ensuite l’utilisateur est coincé en essayant de comprendre comment pour gérer cette situation. S’ils choisissent mal, le document peut se propager dans l’organisation avec le style incorrect appliqué.

L’approche utilisée par la plupart des entreprises consiste à proposer un bon ensemble de normes et de règles (peut-être codifiées dans un guide de style d’entreprise), puis à former vos utilisateurs à reconnaître ces normes et à les utiliser. Il est ironique et un peu triste que les entreprises dépensent des milliers de dollars en ordinateurs et logiciels, puis refusent de dépenser un peu plus pour apprendre aux individus à utiliser ces outils de la meilleure façon pour l’entreprise.

Les entreprises supposent que tout le monde maîtrise l’informatique et agissent ensuite avec surprise lorsque le chaos se produit, au niveau du document.

En travaillant avec ces normes et règles, vous voudrez créer une série de modèles officiels qui prennent en charge et mettent en œuvre les normes et les règles. Cela inclura sans aucun doute la création d’un modèle organisationnel normal. Ce modèle doit être placé sur un emplacement réseau partagé et protégé afin qu’il ne puisse pas être mis à jour par le grand nombre d’utilisateurs qui y accéderont. Si vous souhaitez conserver une copie locale pour chaque personne, l’administrateur réseau peut télécharger automatiquement le modèle Normal sur la machine locale chaque fois que quelqu’un se connecte au réseau. De cette manière, tout changement effectué au niveau de l’entreprise pourrait être «poussé» vers les utilisateurs locaux.

Une fois les normes et les règles mises en œuvre, l’organisation pourrait examiner périodiquement les documents produits par les utilisateurs pour voir si ces normes et règles sont respectées. Au fil du temps, cela permettra à vos utilisateurs de devenir plus compétents dans l’utilisation d’une norme organisationnelle qui profiterait à l’ensemble de l’organisation.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (5958) s’applique à Microsoft Word 2007 et 2010.