Jerald a un publipostage Word qui utilise une base de données Access comme source.

Lorsqu’il exécute le publipostage, il en résulte un document contenant environ 1 000 pages, dont chacune contient l’enregistrement d’un formulaire individuel de la base de données Access. Jerald se demande s’il existe un moyen d’envoyer facilement la page unique de chaque individu, par e-mail, à l’individu de cette page.

Pour les besoins de cette astuce, je vais supposer que vous avez déjà configuré le publipostage. (Cela a du sens; vous savez apparemment que la fusion crée un document d’environ 1 000 pages.) Dans ce cas, vous pouvez spécifier que vous souhaitez envoyer par e-mail en suivant ces étapes générales:

  1. Ouvrez le document de fusion et publipostage dans Word.

  2. Ouvrez l’Assistant Fusion et publipostage. (Sous l’onglet Publipostage du ruban, cliquez sur Démarrer le publipostage, puis choisissez Assistant Fusion et publipostage étape par étape.) L’Assistant Fusion et publipostage apparaît dans le volet sur le côté droit de votre document.

  3. Si nécessaire, cliquez sur le lien Précédent autant de fois que nécessaire pour revenir à l’étape 1. (voir figure 1.)

  4. Dans la section Sélectionner le type de document, assurez-vous de choisir l’option Messages électroniques.

  5. Effectuez les étapes 2 à 5 de l’assistant. (En fait, puisqu’il s’agit d’un document de fusion et publipostage existant, vous devriez pouvoir simplement appuyer plusieurs fois sur le lien suivant pour suivre ces étapes.) L’étape 6 devrait être visible dans l’assistant. (Voir la figure 2.)

  6. Cliquez sur le lien Courrier électronique, sous l’en-tête Fusionner. Word affiche la boîte de dialogue Fusionner vers courrier électronique. (Voir la figure 3.)

  7. À l’aide de la liste déroulante À, choisissez le champ de votre base de données Access qui contient l’adresse de messagerie de la personne.

  8. Renseignez le sujet du message électronique. (Le même sujet est utilisé pour chaque message électronique.)

  9. À l’aide de la liste déroulante Format du courrier, choisissez le format que vous souhaitez utiliser pour le message.

  10. Cliquez sur OK. Tous vos messages sont envoyés.

Vous devez comprendre certaines choses sur l’envoi de nombreux e-mails.

Tout d’abord, cela peut prendre un certain temps, en particulier si vous avez beaucoup d’e-mails à envoyer. (Un millier de messages électroniques dans une fusion prendrait un certain temps. Vous pourriez aller déjeuner ou dîner pendant que votre ordinateur se désintègre à la tâche.)

Deuxièmement, il y a de très bonnes chances que vos e-mails soient marqués comme spam par divers serveurs de messagerie. (Je le sais par expérience, en envoyant des lettres d’information par courrier électronique au cours des deux dernières décennies.) Pourquoi? Parce que les serveurs voient les e-mails entrants qui sont essentiellement les mêmes avec exactement la même ligne d’objet, et cela suppose toujours le pire.

Vous pouvez contourner ce problème (éventuellement) en envoyant simplement vos e-mails par lots plus petits. En d’autres termes, essayez d’envoyer seulement 25 e-mails à la fois ou, peut-être, 100. Pour ce faire, revisitez les étapes détaillées ci-dessus et, dans la boîte de dialogue Fusionner vers e-mail, spécifiez les enregistrements que vous souhaitez envoyer par e-mail. mail à. Lors de votre premier passage, vous pouvez envoyer (par exemple) les enregistrements 1 à 25, puis les enregistrements 26 à 50 lors du deuxième passage, et ainsi de suite.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1993) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013 et 2016.