Sheldon rédige les spécifications de construction architecturale. Il dispose d’un ensemble de quelques centaines de fichiers maîtres qu’il modifie pour chaque projet de construction. Il insère des champs dans chaque fichier qui sont liés à un fichier séparé et extraient des informations communes, telles que le titre du projet, le numéro du projet, la date de sortie, etc. Chaque répertoire de projet contient l’un de ces fichiers source.

Lorsque Sheldon imprimait un document, tous les champs et liens étaient mis à jour automatiquement, comme il se doit. Récemment, cependant, cela a cessé de fonctionner; il doit maintenant mettre à jour manuellement les champs avant d’imprimer. Les options de Word restent inchangées et incluent toujours «Mettre à jour les champs avant l’impression», «Mettre à jour les données liées avant l’impression» et «Mettre à jour les liens automatiques à l’ouverture». Sheldon se demande comment il peut faire fonctionner à nouveau la mise à jour automatique.

Comme Sheldon le suppose, la mise à jour automatique devrait fonctionner, en particulier si vous avez configuré Word comme Sheldon. Cependant, cela pourrait être un problème particulièrement épineux à retracer. Il y a de bonnes chances que cela soit dû à une corruption partielle ou complète du document. Bien que ce soit assez facile à localiser si vous travaillez avec un seul fichier de document, c’est beaucoup plus complexe si vous travaillez avec des centaines de fichiers.

Tout d’abord, essayez de déterminer si tous les champs ne se mettent pas à jour automatiquement.

En d’autres termes, si vous avez 30 champs dans votre document qui tirent des informations d’autres fichiers (probablement avec le champ INCLUDEFILE), vérifiez que les 30 ne sont pas mis à jour. Si ce n’est pas le cas, il est probable que le problème soit lié au document contenant les champs. Si certains d’entre eux seulement ne sont pas mis à jour, le problème probable est que le fichier référencé par les champs n’est pas mis à jour.

Vous voudrez également vérifier si le problème vient de tous vos documents. Créez un nouveau document vierge et créez dans celui-ci plusieurs champs INCLUDEFILE qui référencent d’autres fichiers. Vérifiez s’il se met à jour automatiquement. Si c’est le cas, vous avez un indicateur fort que le problème n’est pas avec Word, mais avec votre autre fichier de document.

Une fois que vous avez déterminé si le problème provient du document contenant les champs ou des documents référencés par les champs, vous pouvez commencer à examiner les documents problématiques. Pour ces documents, suivez le processus standard de traitement des documents corrompus. (Copiez tout sauf la marque de paragraphe finale dans un nouveau document vierge. Utilisez le nouveau document de préférence à l’ancien qui peut être corrompu.)

Espérons que ces procédures vous aideront à réduire le problème et, peut-être, à l’éliminer.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13237) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.