Peter a créé un signet dans son document. À l’aide d’un champ, il a référencé le numéro de page de ce signet dans une note de bas de page. Le problème est que lorsque Peter ajoute des informations au document, le champ (et, par conséquent, la référence croisée des numéros de page) ne se met pas à jour. Il se demande pourquoi cela arrive.

Cela se produit car Word ne met pas à jour automatiquement les champs au fur et à mesure que vous tapez. En fait, Word semble assez bancal dans la façon dont il choisit de mettre à jour les champs. Ils sont mis à jour lorsque vous ouvrez un document pour la première fois et ils sont mis à jour si vous imprimez un document. Entre ces deux événements, vous pouvez mettre à jour les champs manuellement, mais la façon dont vous procédez dépend de la couche de votre document sur laquelle se trouve le champ.

Ainsi, par exemple, si Peter devait sélectionner le document entier et appuyer sur la touche de raccourci pour mettre à jour les champs (F9), cela ne mettrait toujours pas à jour les champs dans les notes de bas de page. En effet, les notes de bas de page sont contenues sur un calque différent du corps du texte principal.

En fait, Word a de nombreuses couches différentes dans un document et les champs peuvent se trouver dans n’importe lequel d’entre eux. Vous pouvez mettre à jour les champs de plusieurs de ces couches en utilisant une ancienne astuce: appuyez sur Ctrl + P pour afficher les paramètres d’impression. Vous n’allez pas vraiment imprimer; vous voulez juste afficher l’aperçu de ce qui sera imprimé. Vous pouvez alors immédiatement appuyer sur Echap pour revenir à votre document, et vous pouvez constater que vos champs sont mis à jour.

Si cette astuce d’aperçu avant impression ne met pas à jour vos champs, il se peut que cette fonctionnalité soit désactivée dans Word. Vous pouvez vérifier cela en suivant ces étapes:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et les versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. À gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Afficher. (Voir la figure 1.)

  3. Assurez-vous que la case à cocher Mettre à jour les champs avant l’impression est activée.

  4. Cliquez sur Avancé sur le côté gauche de la boîte de dialogue.

  5. Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez la section Imprimer. (Voir la figure 2.)

  6. Assurez-vous que la case à cocher Autoriser les champs contenant les modifications suivies à se mettre à jour avant l’impression est cochée.

  7. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Si vous souhaitez vous assurer que tous les champs de votre document sont mis à jour, vous devez utiliser une macro qui parcourt toutes les couches de votre document et, si une couche contient des champs, met à jour ces champs.

Cela a été discuté dans d’autres WordTips. Les deux suivants sont utiles à cet égard:

//T12344 //T13475

Vous noterez que ces conseils contiennent des macros qui peuvent être utilisées pour mettre à jour tous les champs d’un document. Je ne vais pas les répéter ici, mais ils peuvent être utilisés pour les besoins de Peter.

Si vous voulez une compréhension approfondie des différents types de champs, où ces champs peuvent apparaître, lorsqu’ils sont mis à jour, etc., vous ne pouvez pas battre la discussion sur cette page:

https://www.thedoctools.com/word-macros-tips/word-tips/updating-fields-in-word-how-it-works/

Vous pouvez également trouver une macro référencée sur cette page qui mettra à jour tous les champs d’un document où qu’ils se trouvent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13709) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.