Chrys travaille constamment sur d’énormes documents multilingues. Lorsqu’il ouvre un document, il voit souvent un avertissement indiquant qu’il y a «trop d’erreurs d’orthographe ou de grammaire pour continuer à les afficher». C’est un problème; il ne veut pas faire une vérification orthographique manuelle (ce que l’avertissement dit qu’il peut faire). Chrys veut en quelque sorte indiquer à Word qu’il souhaite afficher toutes les erreurs, même s’il y en a beaucoup.

Une partie de la raison pour laquelle il y a tant d’erreurs d’orthographe dans votre document est que Word suppose que votre prose est entièrement en anglais alors qu’en fait, vous utilisez plusieurs langues. Vous pouvez réduire le nombre d’erreurs d’orthographe si vous mettez en forme votre texte pour utiliser les langues appropriées à ce texte. En d’autres termes, mettez en forme votre texte allemand en allemand, votre texte français en français, etc. Si vous procédez ainsi, Word sait quels dictionnaires d’orthographe utiliser pour effectuer sa vérification.

Le moyen le plus simple de le faire est de créer des styles de caractères pour chacune de vos langues. Par exemple, disons que vous vouliez créer un style de caractère à utiliser avec votre texte allemand. Vous suivriez ces étapes:

  1. Affichez l’onglet Accueil du ruban.

  2. Cliquez sur la petite icône dans le coin inférieur droit du groupe Styles.

Word affiche le volet Office Styles.

  1. Cliquez sur le bouton Nouveau style dans le coin inférieur gauche du volet Office. Word affiche la boîte de dialogue Créer un nouveau style à partir de la mise en forme.

(Voir la figure 1.)

  1. Dans la zone Nom, tapez un nom pour votre nouveau style, tel que GermanText.

  2. À l’aide de la liste déroulante Type de style, sélectionnez l’option Caractère.

  3. Cliquez sur le format, puis choisissez la langue. Word affiche la boîte de dialogue Langue. (Voir la figure 2.)

  4. Dans la liste des langues disponibles, recherchez et sélectionnez la langue allemande que vous souhaitez utiliser. (Il existe plusieurs variantes de l’allemand. Celle que vous sélectionnez doit être celle pour laquelle vous disposez d’outils de vérification linguistique dans votre copie de Word.)

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Langue.

  6. Cliquez à nouveau sur OK. Le nouveau style GermanText a maintenant été créé.

  7. Fermez le volet Office Styles.

Vous pouvez répéter ces étapes pour chacune des langues que vous utilisez dans le document. Sélectionnez ensuite le texte que vous souhaitez mettre en forme et appliquez le style de caractère approprié pour cette langue. Redémarrez Word et ouvrez le document pour voir si vous obtenez le même message d’erreur.

Si vous obtenez toujours le message « trop ​​d’erreurs », d’autres approches devront être prises. Le message n’apparaît que si le document contient plus d’environ 1 400 fautes d’orthographe. Ce seuil est câblé et ne peut pas être modifié. Même ainsi, Word effectue toujours la vérification de l’orthographe en arrière-plan afin de savoir combien d’erreurs d’orthographe il y a — il ne les affiche simplement pas toutes « au fur et à mesure que vous tapez » si le seuil est dépassé. Comme il sait combien il y en a, vous pouvez utiliser une macro pour afficher le décompte, au cas où vous seriez curieux.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim sMsg As String

sMsg = "There are " & ActiveDocument.SpellingErrors.Count     sMsg = sMsg & " spelling errors in the document."

MsgBox sMsg End Sub

Malheureusement, une fois que Word pense que vous avez dépassé le seuil de 1 400 erreurs, il affiche non seulement le message d’erreur, mais il désactive également l’affichage des fautes d’orthographe dans le document. C’est pourquoi, plus tôt, j’ai mentionné le redémarrage de Word après avoir appliqué les styles de caractères spécifiques à la langue dans le document; le redémarrage devrait permettre l’affichage des fautes d’orthographe.

Si vous souhaitez activer manuellement l’affichage des fautes d’orthographe, vous pouvez le faire en suivant ces étapes:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et les versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Vérification. (Voir la figure 3.)

  3. Au bas de la boîte de dialogue, assurez-vous que la case à cocher Masquer les erreurs d’orthographe dans ce document uniquement est désactivée.

  4. Cliquez sur OK.

Une autre approche consiste à désactiver la vérification orthographique pour certaines parties de votre document. Pour ce faire, vous utilisez les mêmes étapes décrites précédemment dans la création de styles spécifiques à une langue. Vous créez un style de caractère dont la langue est définie sur « Ne pas vérifier l’orthographe ou la grammaire » (étape 7), puis appliquez ce style de caractère aux parties du document que vous ne souhaitez pas vérifier. L’idée, encore une fois, est d’obtenir le nombre d’erreurs sous le seuil de 1 400. (N’oubliez pas de redémarrer Word ou de suivre les étapes précédentes pour permettre de vérifier si vous pensez avoir suffisamment réduit le nombre d’erreurs.)

Enfin, vous pouvez utiliser une macro pour mettre en évidence toutes les fautes d’orthographe dans un document. Cette approche fonctionne quel que soit le nombre d’erreurs d’orthographe, mais elle ne fournit qu’un instantané des erreurs au moment de l’exécution de la macro. Cela signifie qu’il n’est pas dynamique; il ne sera pas mis à jour lorsque vous ajoutez du nouveau texte ou que vous vous débarrassez des fautes d’orthographe.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim r As Range

' Clear existing highlighting     ActiveDocument.Range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight

' Highlight spelling errors     For Each r In ActiveDocument.SpellingErrors         r.HighlightColorIndex = wdYellow     Next r End Sub

Après avoir exécuté la macro, toute mise en surbrillance que vous avez précédemment appliquée dans votre document a disparu et toutes les fautes d’orthographe sont surlignées en jaune.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13498) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013 et 2016.