Si vous recevez régulièrement des documents de différentes personnes, vous vous demandez peut-être s’il existe un moyen de formater les documents pour qu’ils se ressemblent tous. Il peut être frustrant de travailler avec des documents où chacun a une idée différente de ce qui semble «bon» sur une page imprimée.

La méthode éprouvée de normalisation du formatage des informations dans un document consiste simplement à utiliser des styles. Si vous définissez un ensemble de styles qui couvrent tous vos besoins de mise en forme, vous pouvez ensuite les stocker dans un modèle qui peut être facilement appliqué à une multitude de documents. Vous attachez ensuite le modèle à un document en suivant ces étapes:

  1. Affichez le lien: / wordribbon-Displaying_the_Developer_Tab [onglet Développeur] du ruban puis cliquez sur l’outil Modèle de document. Word affiche la boîte de dialogue Modèles et compléments. (Voir la figure 1.)

  2. Cliquez sur le bouton Joindre. Word affiche la boîte de dialogue Joindre un modèle, qui ressemble beaucoup à une boîte de dialogue Ouvrir standard.

  3. Utilisez les commandes de la boîte de dialogue pour localiser et sélectionner le modèle que vous souhaitez joindre à votre document.

  4. Cliquez sur Ouvrir. La boîte de dialogue Joindre un modèle disparaît et le nom du modèle que vous avez sélectionné apparaît dans la zone Modèle de document.

  5. Cochez la case Mettre à jour automatiquement les styles de document pour vous assurer que les styles du modèle sont appliqués à votre document.

  6. Cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas l’onglet Développeur nécessaire à l’étape 1, vous devez rendre l’onglet visible. (La façon dont vous faites cela dépend de la version de Word que vous utilisez et a été traitée dans d’autres numéros de ExcelTips.)

Ces six étapes simples appliquent la mise en forme du modèle au document ouvert. Qu’est-ce que ça veut dire? Cela signifie que l’apparence de tout ce qui est mis en forme avec des styles dans le document actuel sera mise à jour pour refléter les styles portant les mêmes noms dans le modèle. Par exemple, s’il existe un format de corps de texte à la fois dans le document et dans le modèle, les définitions de style du modèle remplaceront celles du document, normalisant ainsi l’apparence du document.

Il y a bien sûr quelques grosses mises en garde à cela. Si le document n’utilise pas de styles ou si la mise en forme des caractères dans le document a été explicitement remplacée (en d’autres termes, l’utilisateur a sélectionné le texte et a utilisé la boîte de dialogue Police ou les rubans pour formater le texte), alors attacher le modèle au document sera n’ont aucun effet appréciable sur le texte. Vous devrez toujours parcourir le document et appliquer manuellement les styles du modèle nouvellement joint.

L’autre chose qui n’est pas mise à jour lorsque vous attachez un nouveau modèle sont les informations contenues dans la boîte de dialogue Mise en page. Ainsi, des éléments tels que la taille du papier, les marges, l’emplacement des en-têtes et pieds de page et l’orientation ne sont pas affectés. Celles-ci doivent être soit mises à jour manuellement sur une base document par document, soit effectuées dans leur ensemble via l’utilisation d’une macro. Le cadre d’une telle macro est le suivant:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

N’oubliez pas que ce n’est qu’un cadre. Pour utiliser la macro, vous devez remplacer le commentaire «Faire le formatage ici» par les commandes réelles qui effectuent le formatage souhaité pour chaque fichier. Vous pouvez copier ces commandes à partir d’une macro dans laquelle vous avez enregistré les étapes de formatage, si vous le souhaitez.

Lorsque vous exécutez la macro, vous verrez une boîte de dialogue Ouvrir standard. Tout ce que vous avez à faire est d’afficher le dossier dont vous souhaitez traiter les fichiers, puis de cliquer sur Ouvrir. Chaque fichier est ouvert à son tour, formaté (avec vos commandes de formatage fournies) puis enregistré à nouveau.

Vous devez comprendre que chaque fois que vous tentez d’effectuer un «formatage en masse» d’un document à l’autre, vous courez le risque de gâcher les documents d’une manière imprévue. Pourquoi? Parce qu’il peut y avoir une différence relativement petite mais importante entre les documents qui est maladroitement gâchée en étant remplacée lors de l’application des formats courants. Aucune quantité de formatage automatique ne compensera le fait de parcourir manuellement chaque page d’un document pour s’assurer que tout apparaît comme il se doit.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (7354) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010 et 2013.