Megan travaille avec des styles dans Word et elle a mis en place tous ses propres styles. Si elle applique un style de paragraphe (nommé MyBody) à un paragraphe dans le document, puis elle met en gras un mot dans ce paragraphe, Word ajoute automatiquement un style en double à ma liste de styles, un qui est nommé «MyBody + Bold». Megan se demande comment elle peut empêcher Word de faire cela.

La vérité est que vous ne pouvez pas empêcher Word de le faire. Mais pour comprendre cette réponse, vous devez en savoir un peu plus sur la façon dont Word gère les styles que vous voyez dans le volet Office Styles.

Le volet Office Styles (affiché lorsque vous cliquez sur la petite icône en bas à droite du groupe Styles dans l’onglet Accueil du ruban)

répertorie généralement tous les styles disponibles pour une utilisation dans le document actuel. Vous pouvez modifier les styles réels affichés en cliquant sur le lien Options en bas du volet Office.

Outre les styles disponibles, le volet Office Styles répertorie également toutes les variations des styles. Ainsi, si vous avez un paragraphe mis en forme en tant que MyBody, vous sélectionnez le paragraphe, puis vous appliquez explicitement une mise en forme (telle que gras ou italique), vous verrez alors une nouvelle entrée dans le volet Office Styles. Cette entrée sera quelque chose comme « MyBody + Bold, »

indiquant que le document contient désormais au moins une instance de cet écart par rapport au style MyBody standard.

Vous ne pouvez pas vous débarrasser de ces nouvelles entrées; Word doit suivre les modifications de mise en forme que vous apportez au document. Vous pouvez cependant masquer les entrées en suivant ces étapes:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 ou une version ultérieure, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Avancé. (Voir la figure 1.)

  3. Dans la section Modification des options, assurez-vous que la case à cocher Garder une trace du formatage est décochée.

  4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également, si vous le souhaitez, désactiver l’affichage des entrées de cette manière:

  1. Assurez-vous que le volet Office Styles est affiché.

  2. Cliquez sur Options en bas du volet Office. Word affiche la boîte de dialogue Options du volet de style. (Voir la figure 2.)

  3. Décochez l’option Formatage de la police.

  4. Cliquez sur OK.

Quelle que soit la méthode que vous appliquez, les variantes sont toujours là – Word doit toujours les suivre – mais vous ne les verrez pas dans le volet Office Styles.

Si vous voulez vraiment vous débarrasser des variantes, la seule façon de le faire est de créer des styles qui reflètent la façon dont vous formatez votre document. En d’autres termes, au lieu de mettre explicitement du texte en gras ou en italique, vous devez créer des styles de caractère qui appliquent le gras et l’italique à votre place.

Vous pouvez ensuite appliquer les styles où vous avez besoin de cette mise en forme particulière et Word n’affichera rien dans le volet Office Styles à l’exception du style que vous avez appliqué.

Maintenant que vous savez comment désactiver l’affichage de ces variantes, permettez-moi de vous demander de ne pas le désactiver; que vous autorisez Word à les afficher. Pourquoi? Parce qu’alors vous pouvez voir où votre formatage pourrait être « resserré » et amélioré. Si vous voyez un style contenant de nombreuses variantes, vous savez que c’est un endroit où vous voudrez peut-être créer un nouveau style, puis appliquer ce style dans le document.

Une autre raison pour ne pas désactiver l’affichage est que voir ce qu’il y a peut vous aider à nettoyer un document que vous recevez de quelqu’un d’autre. Vous pouvez facilement voir les endroits où l’utilisateur a appliqué un formatage manuel explicite pour obtenir un certain résultat plutôt que d’utiliser des styles qui ont été développés, par exemple, dans un modèle d’entreprise. Avec l’affichage du formatage des variantes activé, vous pouvez facilement réappliquer vos styles standard de la manière suivante:

  1. Dans le volet Office Styles, recherchez la mise en forme de variante que vous souhaitez remplacer par un style défini.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas sur le côté droit de la mise en forme de la variante et choisissez l’option Sélectionner toutes les X instances. Word sélectionne tout le texte du document qui utilise la mise en forme de variante.

  3. Dans le volet Office Styles, cliquez sur le nom du style que vous souhaitez utiliser pour ce texte.

Lorsque vous effectuez cette opération, l’entrée de mise en forme de variante dans le volet Office Styles disparaît et votre mise en forme est désormais plus cohérente et normalisée qu’elle ne l’était auparavant.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (7834) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.