Mary Anne travaille comme rédactrice académique, ce qui signifie qu’elle doit se conformer à des styles spécifiques et rigoureux de mise en forme. Dans les documents académiques sur lesquels elle travaille, lorsqu’une partie d’un devis est omise, une ellipse doit être insérée. La plupart des styles académiques dictent une ellipse de trois points, chacun séparé par un espace, avec un espace avant et un espace après le troisième. Si une phrase entière a été omise de la citation, il y aura quatre points, chacun séparé par un espace, mais sans espace avant le quatrième. Mary Anne aime garder les ellipses sur une seule ligne, mais à cause des espaces, Word les répartira sur deux lignes. Le caractère d’ellipse par défaut de Word ne coupe pas sur deux lignes, mais elle ne peut pas l’utiliser car il n’a pas d’espaces entre les points.

Il existe plusieurs solutions que vous pouvez utiliser pour résoudre ce problème et celle que vous choisissez dépend de ce avec quoi vous êtes le plus à l’aise. Toutes les solutions ont un point commun: créer une chaîne de caractères qui représente ce que vous souhaitez utiliser pour les ellipses. Celui-ci se compose d’un certain nombre de périodes, séparées par des espaces insécables.

Dans le cas des ellipses à trois points, la chaîne se compose d’un espace insécable, d’un point, d’un espace insécable, d’un point, d’un espace insécable, d’un point et d’un espace. _Important! _ Que le seul espace qui ne soit pas insécable est le dernier; cela permet à Word de couper une ligne après les ellipses, mais pas avant.

Dans le cas des ellipses à quatre points, la chaîne serait constituée d’un point, d’un espace insécable, d’un point, d’un espace insécable, d’un point, d’un espace insécable, d’un point, d’un espace. Encore une fois, le seul espace qui n’est pas insécable est le dernier. De plus, la chaîne commence par un point et non par un espace insécable.

Les différences dans les solutions proviennent de la façon dont vous utilisez vos chaînes d’ellipses. Vous pouvez choisir d’utiliser la correction automatique, utiliser un bloc de construction ou créer une macro. La méthode que vous choisissez dépend de la manière dont vous rédigez et éditez.

Beaucoup de gens choisissent la méthode de correction automatique car c’est la méthode déjà utilisée par Microsoft pour les ellipses à un seul caractère que Mary Anne ne trouve pas acceptables. Voici les étapes à suivre:

  1. Dans un document, créez la chaîne de texte à trois ellipses décrite précédemment. Pour les espaces insécables, appuyez simplement sur Ctrl + Maj + Barre d’espace.

  2. Sélectionnez les sept caractères qui composent la chaîne de texte et appuyez sur Ctrl + C. Cela les copie dans le Presse-papiers.

  3. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et les versions ultérieures, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  4. Cliquez sur Vérification sur le côté gauche de l’écran.

  5. Cliquez sur Options de correction automatique. Word affiche l’onglet Correction automatique de la boîte de dialogue Correction automatique. (Voir la figure 1.)

  6. Dans la liste des entrées de correction automatique, recherchez et sélectionnez l’entrée qui comporte trois points dans la colonne de gauche. L’entrée de correction automatique doit se déplacer vers le haut dans les zones Remplacer et Par.

  7. Sélectionnez le contenu de la zone Avec (le symbole d’ellipses à un caractère) et appuyez sur Ctrl + V. Cela colle votre chaîne de texte ellipses dans la zone Avec.

  8. Cliquez sur Remplacer. Word vous demande si vous êtes sûr de vouloir remplacer l’entrée par les nouvelles informations, auxquelles vous devez répondre par l’affirmative.

Vous avez maintenant le remplacement des ellipses standard à trois points. Lorsque vous tapez trois points d’affilée, ces points sont remplacés par la chaîne de texte des ellipses, comme vous le souhaitez.

Cela pose cependant un problème pour les ellipses à quatre points. Si vous créez une entrée de correction automatique qui remplace quatre points par la chaîne de texte d’ellipses souhaitée, elle ne sera jamais utilisée par Word. La raison est simple: lorsque vous saisissez trois points, ce texte est automatiquement remplacé par la chaîne d’ellipses à trois points, de sorte que vous n’obtenez jamais vraiment une chance d’avoir quatre points considérés pour le remplacement.

La solution à cela est de changer le texte « Remplacer » en quelque chose d’autre qui est unique pour chacune de vos chaînes d’ellipses. Par exemple, vous pourriez avoir trois points remplacés par la chaîne de trois points et période-espace-période remplacée par la chaîne de quatre points. L’inconvénient, bien sûr, est que vous devez vous rappeler ce qu’est le texte « déclencheur » pour obtenir le type d’ellipses que vous souhaitez.

Cet inconvénient est également présent si vous utilisez la méthode Building Block pour ajouter les ellipses. Néanmoins, certaines personnes préfèrent les blocs de construction plutôt que la correction automatique. L’astuce consiste simplement à créer un texte qui servira de mnémonique pour votre Building Block. Par exemple, disons que vous voulez utiliser les caractères « ell3 » comme mnémonique pour qu’une entrée de Building Block soit remplacée par une chaîne d’ellipses à trois points. Vous suivrez ces étapes pour le configurer:

  1. Dans un document, créez la chaîne de texte à trois ellipses décrite précédemment. Pour les espaces insécables, appuyez simplement sur Ctrl + Maj + Barre d’espace.

  2. Sélectionnez les sept caractères qui composent la chaîne de texte.

  3. Appuyez sur Alt + F3. Word affiche la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction. (Voir la figure 2.)

  4. Remplacez le contenu du champ Nom par le mnémonique que vous souhaitez utiliser (ell3).

  5. Utilisez la liste déroulante Galerie pour choisir Insertion automatique.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Répétez les étapes 1 à 6, mais en utilisant la chaîne de texte à quatre ellipses (étape 1) et le mnémonique ell4 (étape 4).

Pour utiliser ultérieurement l’entrée Building Block de manière raisonnable, vous devez suivre ces étapes:

  1. Placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez que les ellipses apparaissent.

  2. Affichez l’onglet Insertion du ruban.

  3. Cliquez sur Quick Parts dans le groupe Texte, puis choisissez Building Blocks Organizer dans la liste déroulante. Word affiche la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction. (Voir la figure 3.)

  4. Dans la liste des blocs de construction disponibles, choisissez les entrées ell3 ou ell4 que vous avez créées précédemment.

  5. Cliquez sur Insérer pour ajouter les ellipses à votre document et fermer la boîte de dialogue.

La dernière méthode pour obtenir le texte des ellipses souhaité consiste à créer une macro qui effectue la saisie à votre place. Vous pouvez enregistrer la création du texte des ellipses, puis attribuer à la macro une touche de raccourci. (La façon dont vous enregistrez les macros et attribuez des touches de raccourci a été traitée dans d’autres WordTips.)

Ensuite, lorsque vous souhaitez insérer les ellipses, il vous suffit d’appeler la touche de raccourci et de laisser la macro s’occuper du reste.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (5995) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Getting_the_Proper_Type_of_Ellipses [Obtenir le type approprié d’ellipses].