Emily s’inquiète de la façon dont elle continue de perdre le formatage des documents.

Chaque fois qu’elle met en surbrillance une section de texte, puis modifie l’alignement de la police ou de la marge, Word change l’ensemble du document dans cette nouvelle police ou marge.

Avant d’expliquer comment résoudre ce problème, il est nécessaire de faire un petit examen de la façon dont la mise en forme est gérée dans Word. En général, il existe deux types de mise en forme dans Word: implicite et explicite. Le formatage implicite, qui est le formatage effectué par «défaut», est implémenté par l’utilisation de styles. Le formatage explicite se fait par l’utilisation de commandes de formatage, telles que celles trouvées sur les rubans et dans diverses boîtes de dialogue.

Toute mise en forme par défaut dans Word commence par des styles. Vous ne pouvez pas leur échapper; ils sont toujours là, même si vous essayez de les ignorer. Si vous modifiez ce qui se trouve dans la définition d’un style, vous avez modifié la mise en forme appliquée à tous les paragraphes ou caractères qui utilisent ce style. Si vous créez de nouveaux styles, vous créez un nouveau « par défaut »

mise en forme qui peut être appliquée à divers éléments de votre document. Si vous essayez d’ignorer les styles, la plupart, sinon la totalité, de vos paragraphes utilisent le style Normal.

Toute mise en forme explicite que vous effectuez est toujours effectuée en superposition au formatage basé sur le style sous-jacent. Par exemple, si vous sélectionnez quelques mots dans un paragraphe, puis cliquez sur l’outil Gras (sur l’onglet Accueil du ruban), le texte sélectionné est mis en forme en gras, mais vous n’avez pas supprimé le style qui contrôlait la façon dont le texte était à l’origine formaté.

Vous ne pouvez pas le supprimer; vous ne pouvez que le remplacer.

Word permet également au formatage explicite non seulement de remplacer le formatage implicite, mais aussi de devenir le format implicite. Cela se produit car Word peut «absorber» les modifications de mise en forme explicites dans le style sous-jacent. Lorsque cela se produit, tous les autres éléments de document qui utilisaient ce style changent automatiquement pour refléter le nouveau format appliqué.

Ce comportement (d’absorber le formatage explicite dans le style sous-jacent) brouille vraiment l’eau pour les personnes qui apprennent simplement comment Word gère le formatage. Tout à coup, les formats locaux peuvent être propagés globalement, ce qui entraîne ce qui semble être un comportement étrange de la part de Word.

Comment résolvez-vous le problème? Désactivez le paramètre dans Word qui entraîne l’absorption de la mise en forme explicite dans les styles sous-jacents. Vous faites cela en suivant ces étapes:

  1. Affichez l’onglet Accueil du ruban, puis cliquez sur la petite icône en bas à droite du groupe Styles. Word affiche le volet Office Styles.

  2. Dans le volet Styles, placez le pointeur de la souris sur le style que vous souhaitez modifier. Une flèche déroulante doit apparaître à droite du nom du style.

  3. Cliquez sur la flèche déroulante et choisissez Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style. (Voir la figure 1.)

  4. Décochez la case Mettre à jour automatiquement.

  5. Si le style est stocké dans un modèle (il n’est pas défini uniquement pour le document en cours), je trouve que c’est une bonne idée de choisir le bouton radio Nouveaux documents basés sur ce modèle.

  6. Cliquez sur OK.

C’est ça; c’est ainsi que vous empêchez Word d’appliquer les modifications explicites au style sous-jacent. Bien sûr, si vous avez modifié les styles par inadvertance plus tôt (parce que la case à cocher Mettre à jour automatiquement a été activée), vous devrez revenir en arrière et modifier la définition de style pour que le texte apparaisse comme vous le souhaitez. Vous devrez également suivre et effectuer ces mêmes étapes sur tous les autres styles du modèle ou du document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (7544) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Losing_All_Formatting_in_a_Document [Perte de tout formatage dans un document].