Dans un environnement d’entreprise utilisant Word, il n’est pas rare que l’entreprise ait développé un ensemble standard de modèles qui définissent le « look »

recherché pour les communications d’entreprise. Malheureusement, si les utilisateurs modifient les styles dans les modèles (il existe de nombreuses façons de le faire sans même essayer délibérément), les modèles d’origine peuvent facilement être corrompus.

Par exemple, disons que Mary utilise le modèle d’entreprise pour créer une lettre, puis enregistre la lettre sur le disque. Plus tard, Bill crée une lettre en utilisant le même modèle, mais apporte quelques modifications aux styles au cours de la création et de l’enregistrement de son document. La prochaine fois que Mary ouvrira sa lettre, les changements de style apportés par Bill affecteront l’aspect de sa lettre.

Contourner ce problème implique une approche en trois volets. Tout d’abord, vous devez enregistrer vos modèles d’entreprise de manière protégée; deuxièmement, vous devez configurer Word pour y accéder correctement; et troisièmement, vous devez faire une formation aux utilisateurs.

Tout d’abord, assurez-vous que vos modèles sont stockés sur le serveur réseau de l’entreprise dans un dossier spécial que vous avez créé uniquement dans le but de stocker les modèles. Assurez-vous que tout le monde a accès au dossier, mais il doit être en lecture seule. De plus, cela ne fait pas de mal de s’assurer que les modèles sont enregistrés en lecture seule. Si vous rencontrez des problèmes avec la configuration et le stockage des modèles de cette manière, votre administrateur réseau devrait être en mesure de le faire assez rapidement.

Deuxièmement, suivez ces étapes dans Word:

  1. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 ou une version ultérieure, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  2. Cliquez sur l’option Avancé à gauche de la boîte de dialogue.

  3. Faites défiler la liste des options jusqu’à ce que vous voyiez la section Général.

  4. Cliquez sur le bouton Emplacements des fichiers. Word affiche la boîte de dialogue Emplacements des fichiers. (Voir la figure 1.)

  5. Assurez-vous que la spécification des modèles de groupe de travail pointe vers le dossier de serveur réseau spécial que vous avez configuré à l’étape précédente.

  6. Assurez-vous que l’option Modèles utilisateur est définie sur un dossier privé sur le disque dur de l’utilisateur ou dans leur espace sur le serveur réseau.

  7. Cliquez sur OK.

Troisièmement, indiquez aux utilisateurs que s’ils souhaitent apporter des modifications à un modèle (afin de pouvoir utiliser ces modifications encore et encore), ils doivent copier le modèle de la zone protégée sur le serveur réseau vers leur zone de modèle utilisateur et attribuer un nouveau modèle au modèle. Nom. (Cette copie doit avoir lieu en dehors de Word, en utilisant les capacités de Windows lui-même.)

Des modifications peuvent désormais être apportées au modèle sans affecter personne d’autre.

Il existe une tangente intéressante à la configuration d’un emplacement de modèles de groupe de travail si vous utilisez Word 2013 ou une version ultérieure: cela peut affecter ce que vous voyez lorsque vous choisissez, dans Word, de créer un nouveau document. L’article à cette URL terriblement longue entre dans les détails exquis sur cette tangente:

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-2016-templates-featured-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (9444) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Managing_Corporate_Templates [Gestion des modèles d’entreprise].