Tim note que lors de l’édition d’un document plus ancien qui a traversé de nombreuses mains (qui n’ont généralement pas la moindre idée des styles), le document se termine invariablement avec des tas de styles très similaires, tous avec des modifications mineures. Il s’interroge sur la meilleure façon de minimiser ce problème et de ramener ces documents à un seul ensemble de styles sensés.

Ce problème a été une frustration pour les éditeurs et autres utilisateurs de Word lourds pendant des années et des années. Malheureusement, il n’y a pas de moyen facile de contourner cette frustration. Le vrai problème est que les styles (comme vous le savez) sont très puissants, et avec ce pouvoir vient la nécessité de les utiliser correctement. Si certains utilisateurs ne les utilisent pas correctement, cela peut causer des ravages avec un document, au fil du temps.

La solution est donc d’éduquer les utilisateurs sur l’utilisation appropriée des styles.

Ceci, cependant, n’est pas toujours faisable; vous ne pouvez pas toujours vous attendre à ce que vos utilisateurs deviennent des experts dans ce domaine de Word.

Il faut un peu de travail pour se débarrasser des styles similaires qui apparaissent au fil du temps. À titre d’exemple, disons que vous envoyez le document en utilisant un style personnalisé appelé MyStyle. Lorsque le document revient, vous voyez qu’il contient des variations de style telles que MyStyle1, MyStyle2, MyStyle + Bold, MyStyle + Centered, etc. (Il peut y avoir n’importe quel nombre ou variété de ces styles similaires.) Pour vous en débarrasser, suivez ces étapes générales:

  1. Affichez le volet Office Style. (Affichez l’onglet Accueil du ruban et cliquez sur la petite icône en bas à droite du groupe Styles.)

  2. Dans la liste des styles, recherchez l’un des « similaires » dont vous souhaitez vous débarrasser, tel que MyStyle2.

  3. Placez le pointeur de la souris sur le style et une flèche vers le bas apparaît à droite de celui-ci.

  4. Cliquez sur la flèche déroulante et vous devriez voir, dans les choix résultants, quelque chose comme Sélectionner toutes les instances X, où X représente le nombre de fois que le style est utilisé dans le document. Cliquez sur cette option.

Word sélectionne tout dans le document qui utilise ce style.

  1. Dans le volet Office Style, cliquez sur le style réel que vous souhaitez utiliser, tel que MyStyle. Cela applique le style correct (MyStyle) à tout le texte sélectionné (MyStyle2).

  2. Cliquez à nouveau sur la flèche déroulante du style et vous devriez voir une option grisée indiquant Tout sélectionner: Non actuellement utilisé. Cela vous permet de savoir que le style n’est pas actuellement utilisé dans le document et vous pouvez sélectionner l’option Supprimer (encore une fois, dans le menu déroulant) pour vous en débarrasser.

  3. Répétez les étapes 2 à 6 jusqu’à ce que vous vous débarrassiez de tous les styles similaires dont vous n’avez plus besoin.

Comme vous pouvez le constater, ce processus est très fastidieux et nous n’avons jamais été en mesure de trouver une solution macro-basée pour le rendre moins fastidieux. Vous pouvez, bien sûr, simplement « recommencer » en ouvrant un tout nouveau document qui utilise votre feuille de style préférée, copier tout le texte du document en désordre et utiliser Collage spécial | Texte non formaté pour l’introduire dans le nouveau document. Vous devrez ensuite parcourir le texte collé et réappliquer tous les styles tels qu’ils devraient être appliqués.

L’approche la plus simple (supprimer les styles indésirables ou réappliquer tous les styles) dépend de la longueur, de la complexité et du nombre de styles indésirables dans le document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13394) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010 et 2013.