Sarah a un document qu’elle doit enregistrer dans deux dossiers différents sur son système. Elle se demande s’il existe un moyen pour que les mises à jour d’une copie du document soient automatiquement reflétées dans l’autre copie du document.

Il existe en fait plusieurs façons d’aborder ce problème. La première consiste à créer une macro qui enregistre réellement le document à deux emplacements. Voici un exemple de macro qui fait cela.

Sub DualSave()

Dim FirstFolder As String     Dim SecondFolder As String     Dim DocName As String     Dim objF As Object     Dim retVal As Long

SecondFolder = "c:\MyLocation\"



With ActiveDocument         If Not .Saved Then             .Save             FirstFolder = .Path & "\"

DocName = .Name             If FirstFolder = SecondFolder Then                 MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder."

Exit Sub             End If

Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

retVal = -1             On Error Resume Next             retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _               SecondFolder & DocName, True)

On Error GoTo 0             Set objF = Nothing             If retVal <> 0 Then                 MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder             End If         End If     End With End Sub

Une telle macro est plutôt simpliste, en ce qu’elle copie de l’endroit où vous vous trouvez dans un deuxième dossier (spécifié dans la variable SecondFolder). Cela signifie que si vous ouvrez le document dans le deuxième dossier puis que vous l’enregistrez, le document d’origine n’est pas mis à jour et l’exécution de la macro DualSave générera une erreur. (L’erreur se produit car les noms des premier et deuxième dossiers seront identiques.) Pour cette raison, une approche macro comme celle-ci est plus appropriée si vous souhaitez copier vers un deuxième emplacement pour effectuer des sauvegardes de vos documents. Un complément créé par Word MVP Graham Mayor fait essentiellement la même chose:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

Une autre approche (qui ne nécessite pas de macro) est de créer votre document principal puis de créer le document miroir en utilisant le « Coller le lien »

capacités de Word. Il vous suffit de sélectionner tout le premier document puis d’utiliser, dans le document miroir, Coller le lien pour coller les informations. Le résultat est que le document miroir reflète toujours ce qui se trouve dans le document principal. (Des informations supplémentaires sur la façon de lier des documents Word sont présentées dans d’autres WordTips.) L’inconvénient est que vous ne pouvez pas apporter de modifications dans le document miroir et les faire refléter dans le document principal; la mise en miroir n’est que dans une seule direction.

Cependant, la meilleure solution est peut-être de ne pas se fier du tout à Word.

Au lieu de cela, enregistrez votre document principal et, dans Windows, créez un raccourci vers ce document principal. Déplacez le raccourci vers le deuxième dossier et vous êtes prêt. Désormais, quelqu’un peut ouvrir le document original ou le raccourci, et il fera toujours référence au même document. Pour créer le raccourci, procédez comme suit:

  1. Enregistrez votre document et quittez complètement Word.

  2. Recherchez et cliquez avec le bouton droit sur le fichier de document que vous venez d’enregistrer. Windows affiche un menu contextuel.

  3. Choisissez Créer un raccourci. Le raccourci est placé dans le même dossier que le document d’origine.

  4. Ouvrez une fenêtre pour le deuxième dossier.

  5. Faites glisser le raccourci du premier dossier vers le deuxième dossier.

Votre raccourci est maintenant en place. Si vous double-cliquez dessus, Word ouvre le document d’origine. Vous disposez désormais essentiellement d’un seul document accessible via deux dossiers différents. L’inconvénient de cette approche, bien sûr, est que le deuxième dossier contient uniquement un raccourci vers le document d’origine, ce qui signifie que vous ne devez pas considérer le raccourci comme une sauvegarde du document d’origine; ça ne l’est pas. Si vous recherchez réellement un moyen de faire des copies de sauvegarde de documents, utilisez l’une des autres solutions décrites dans cette astuce.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (12633) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.