Graeme note que dans Excel, il est possible de partager un classeur, de sorte que plusieurs personnes puissent travailler dessus en même temps. Il se demande s’il existe un moyen de créer un document Word sur lequel plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps.

Ce à quoi Graeme fait référence est le plus souvent appelé collaboration, c’est-à-dire la capacité de plusieurs personnes à travailler ensemble pour créer un seul document. Pour ceux qui utilisent Word dans un environnement d’entreprise, il y a de fortes chances qu’ils aient la capacité de collaborer sur des documents depuis un certain temps. SharePoint, qui fait partie de la suite de serveurs Office, est disponible depuis environ 15 ans maintenant. Il inclut des capacités de gestion de documents, y compris la possibilité pour plusieurs personnes de travailler sur les mêmes documents.

Cela n’aide cependant pas la majorité des utilisateurs de Word, car la majorité des utilisateurs n’utilisent pas SharePoint. Pour «le reste d’entre nous», la collaboration documentaire est en fait disponible sous une forme ou une autre depuis Word 2013. Si vous utilisez Word 2013, vous pouvez inviter des personnes à partager votre document et spécifier ce que ces personnes peuvent faire. Plus d’informations à ce sujet sur cette ancienne page Microsoft:

https://blogs.office.com/2012/07/30/introducing-word-2013/

Faites défiler la page jusqu’à ce que vous voyiez la section intitulée «Collaboration sans friction». Comme vous pouvez vous y attendre d’un article promotionnel sur le site de Microsoft, ils rendent le partage simple comme bonjour. Mais est-ce vraiment « sans friction »? Pas selon beaucoup:

http://www.pcworld.com/article/2033437/collaboration-in-microsoft-office-painful-but-not-impossible.html

Il est important de comprendre que pour collaborer avec d’autres, ces autres doivent pouvoir accéder à votre document. Dans le monde Word 2013 et Word 2016, cela signifie que le document que vous souhaitez partager avec d’autres personnes doit être stocké dans OneDrive, qui s’appelait auparavant SkyDrive.

Cela ne fonctionnera pas pour s’assurer que le document est disponible dans d’autres emplacements, tels qu’un partage réseau ou sur Google Drive.

Les plus gros inconvénients de la collaboration dans Word 2013? Il est granulaire uniquement au niveau d’un paragraphe, ce qui signifie que plusieurs personnes ne peuvent pas travailler sur le même paragraphe en même temps. De plus, les collaborateurs ne peuvent pas voir immédiatement les modifications des autres; les modifications ne sont visibles qu’après qu’un collaborateur a enregistré son document.

Si vous utilisez Word 2016, la collaboration est plus «sans friction»

que dans Word 2013. Finis les gros inconvénients que nous venons de mentionner, les collaborateurs pouvant désormais voir les modifications presque instantanément. Si vous recherchez un bon tutoriel rapide sur l’utilisation de la collaboration dans Word 2016, vous pouvez vous référer à cette page:

http://new.office-watch.com/2015/starting-with-document-collaboration/

Il convient de noter que si vous utilisez Office 365 (qui correspond généralement à Word 2016) et que votre version d’Office 365 est mise à disposition via un plan d’affaires, vous aurez accès à des fonctionnalités de partage que les utilisateurs non professionnels ne pas. En effet, les plans d’entreprise (en particulier Small Business Premium et Midsize Business) fournissent des serveurs SharePoint et Lync hébergés. Si vous pensez que vous appartenez à cette catégorie – et qui sait vraiment parce que Microsoft a cette mauvaise habitude de changer les noms et les capacités des plans tous les six mois environ – alors vous devriez vérifier auprès de l’administrateur de votre plan d’affaires pour savoir comment accéder à ces fonctionnalités.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (791) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013 et 2016.