Word inclut une fonctionnalité puissante de fusion et publipostage qui vous permet de créer des relations entre un document et une source de données, puis d’extraire automatiquement des informations de cette source de données pour les utiliser dans le document. Lorsque vous ouvrez le document, Word ouvre automatiquement la source de données afin qu’elle puisse accéder aux données nécessaires à la relation. Il est évident que l’ouverture de la source de données prend du temps, même si cela se fait automatiquement. Si la source de données est une base de données Access ou un classeur Excel, en particulier si elle se trouve sur un lecteur réseau, l’ouverture de la source de données peut être très lente.

Un moyen simple de résoudre ce problème serait que Word fournisse un moyen d’ouvrir uniquement le document et de ne pas ouvrir la source de données. Malheureusement, il n’existe aucun moyen de le faire: Word ouvre automatiquement la source de données indépendamment de vos souhaits. (Vous pouvez, bien sûr, rompre la relation entre le document et la source de données, mais cela signifierait que vous devrez ultérieurement rétablir la relation si vous vouliez faire un véritable publipostage.)

Word vous permet de désactiver la mise à jour automatique des liens lorsqu’un document est ouvert, mais les tests montrent que ce paramètre n’affecte pas les relations de fusion et publipostage. Apparemment, le « lien » entre un document et sa source de données n’est pas considéré comme un lien, au sens traditionnel du terme.

Une solution possible pour empêcher l’ouverture de la source de données consiste à effectuer une copie du document avant de le configurer en tant que document de fusion et publipostage.

Ainsi, vous auriez deux copies du document – une qui est définie pour une utilisation dans le publipostage et une autre qui ne l’est pas. Vous pouvez ouvrir l’un lorsque vous souhaitez effectuer un publipostage et ouvrir l’autre lorsque vous souhaitez effectuer une autre tâche d’édition. L’inconvénient, bien sûr, est que vous avez maintenant deux versions du document à maintenir.

Une autre solution potentielle consiste à renommer la source de données. Ensuite, lorsque vous ouvrez le document de fusion et publipostage et que Word ne peut pas trouver la source de données, vous êtes invité à définir une nouvelle source de données ou à rétablir le document en un document standard. Cela signifie essentiellement que vous rompez la relation entre le document et la source de données, ce qui (comme indiqué précédemment) peut être une étape trop drastique à prendre tout le temps.

Enfin, vous pouvez également utiliser la fonction Insérer un fichier de Word pour «ouvrir» un document de fusion. Suivez ces étapes:

  1. Créez un nouveau document vierge.

  2. Affichez l’onglet Insertion du ruban.

  3. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de l’outil Objet (dans le groupe Texte), puis choisissez Texte du fichier. Word affiche la boîte de dialogue Insérer un fichier.

  4. Utilisez les commandes de la boîte de dialogue pour rechercher et sélectionner le document source de fusion et publipostage.

  5. Cliquez sur Insérer.

Word insère le fichier dans le document vierge, mais n’ouvre pas la source de données associée au document source d’origine. Bien que cette approche vous permette d’examiner rapidement le contenu du document source, vous remarquerez peut-être quelques petites différences. Par exemple, si le document vierge que vous avez créé à l’étape 1 a des paramètres de marge différents de ceux du document source, la mise en forme du fichier inséré (le document source) peut paraître un peu irrégulière.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (8255) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010 et 2013.

Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Opening_Only_a_Merge_Document [Ouverture d’un document de fusion uniquement].