Désactivation permanente du suivi des modifications de formatage (Microsoft Word)

Martha travaille pour un avocat qui utilise beaucoup le suivi des modifications lorsqu’il travaille avec des clients. Il est ennuyé de devoir désactiver le formatage des pistes tout le temps. (Il ne veut pas que de simples changements de formatage soient suivis.)

De plus, lorsqu’il transmet le document à un client (par e-mail), s’il ne sait pas comment désactiver le suivi des modifications de mise en forme, le document renvoyé est toujours plein de modifications de mise en forme suivies. Martha se demande s’il existe un moyen de désactiver définitivement le suivi des modifications de mise en forme.

Lorsque vous activez le suivi des modifications dans Word, le programme effectue le suivi de nombreuses modifications que vous apportez. Une catégorie de modifications qu’il peut suivre est celle du formatage. Heureusement, vous pouvez contrôler les types de modifications que Word suit réellement. C’est ce que fait Martha: elle désactive une catégorie spécifique de modifications (mise en forme) afin que Word ne les suive pas; il ne suit que les autres types de modifications.

La manière dont vous ajustez les catégories de modifications suivies par Word varie en fonction de la version de Word que vous utilisez. Pour désactiver le suivi du formatage, vous devez suivre ces étapes si vous utilisez Word 2007 ou Word 2010:

Si vous utilisez Word 2013, suivez plutôt ces étapes:

Word affiche la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.

Enfin, si vous utilisez Word 2016 ou une version ultérieure du programme (y compris la version fournie avec Office 365), procédez comme suit:

Word affiche la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.

Jusqu’ici tout va bien. Droite? Eh bien pas vraiment. Le problème est que ce paramètre n’est pas toujours figé. Certains disent que le changement voyagera avec le document; d’autres disent que non. D’autres encore disent que le changement sera réinitialisé si vous désactivez le suivi des modifications, puis le réactivez.

D’après ce que j’ai pu déterminer, la persistance de ce paramètre variera en fonction de la version de Word que vous utilisez. Ainsi, si la modification est persistante pour les documents sur votre système, une fois que vous envoyez le document à quelqu’un d’autre et s’il utilise une version différente de Word, vous pouvez récupérer un document dont le paramètre est réactivé et toutes les modifications de mise en forme sont marqué. Cela peut être très frustrant.

D’après mon expérience, vous devez adopter une approche en trois volets. Tout d’abord, vous devez ouvrir votre modèle Normal et désactiver la case à cocher Suivre le formatage. Une fois que vous avez apporté la modification et enregistré le modèle Normal, tous les futurs documents que vous créez et basés sur ce modèle ne suivront pas les modifications de mise en forme lorsque le suivi des modifications est activé.

(Cela ne s’applique, bien sûr, que si votre version de Word ne réinitialise pas la case à cocher Suivi du formatage lorsque vous activez et désactivez le suivi des modifications.)

La deuxième chose à faire est d’ouvrir tous les documents existants et de vous assurer que le paramètre est désactivé pour ces documents. (La modification que vous avez apportée au modèle Normal n’affectera pas les documents créés précédemment; elle n’affectera que les nouveaux documents créés après la modification.) Évidemment, cette étape peut prendre un certain temps si vous disposez de plusieurs documents.

La troisième chose que vous devez faire est de vous débarrasser de toutes les modifications de mise en forme suivies qui peuvent apparaître lorsque vous recevez un document de quelqu’un d’autre.

Cela est nécessaire, encore une fois, car vous n’avez aucun contrôle sur la configuration du système de cette personne. Vous pouvez supprimer uniquement le formatage suivi en suivant ces étapes:

Le résultat de ces étapes est que vous ne verrez dans le document que toutes les modifications _ sauf_ les modifications de mise en forme, exactement comme vous le souhaitez. L’inconvénient est que vous devrez le faire sur tous les documents que vous recevez des autres, maintenant et pour toujours.

Il existe des approches macro-basées que vous pouvez suivre, si vous le souhaitez. L’ajout d’une simple macro AutoOpen à tous vos documents peut être un gain de temps énorme à long terme:

Cette macro simple désactive le suivi de la mise en forme chaque fois que le document est ouvert. Cela fonctionnera même avec les documents que vous envoyez à d’autres personnes, à condition qu’ils ne désactivent pas les macros lorsqu’ils ouvrent votre document.

Vous aurez besoin d’une macro différente pour vous débarrasser de tout formatage suivi qui peut apparaître dans les documents que vous recevez d’autres personnes. Ce qui suit fera l’affaire:

Vous pouvez affecter cette macro à une touche de raccourci ou à un bouton sur le QAT.

Lorsqu’il est appelé, toutes les modifications de mise en forme dans le document sont immédiatement acceptées et vous pouvez ensuite continuer à travailler avec d’autres modifications qui ont été suivies dans le document.

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (7839) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.