Mori a un document qui a des « mots-clés » listés en gras. Il souhaite créer un index qui inclut ces mots-clés. Mori se demande s’il existe un moyen de marquer automatiquement toutes les phrases en gras pour qu’elles apparaissent dans un index.

Vous pouvez aborder cette tâche de plusieurs manières. Le moyen le plus simple est peut-être de tirer parti de la fonctionnalité AutoMark de Word pour créer vos entrées d’index. L’astuce consiste à insérer vos mots – ceux que vous voulez dans un index – dans leur propre fichier. Voici un moyen simple de le faire:

  1. Ouvrez le document pour lequel vous souhaitez l’index.

  2. Créez un nouveau document vierge.

  3. Revenez à votre document source (celui dont vous voulez l’index).

  4. Appuyez sur Ctrl + H. Word affiche l’onglet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

  5. Cliquez sur l’onglet Rechercher. (Les étapes 4 et 5 sont nécessaires car Ctrl + F ne fonctionne pas de la manière traditionnelle dans Word 2010 et les versions ultérieures.)

(Voir la figure 1.)

  1. Assurez-vous que la zone Rechercher est vide et que le point d’insertion s’y trouve.

  2. Appuyez sur Ctrl + B. Word indique que vous souhaitez rechercher du texte en gras.

  3. Cliquez sur l’option Rechercher dans et choisissez Document principal. Word sélectionne tous les mots et expressions en gras du document.

  4. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

  5. Appuyez sur Ctrl + C. Tous les mots sont copiés dans le Presse-papiers.

  6. Basculez vers le document vierge.

  7. Appuyez sur Ctrl + V. Tous les mots sont maintenant dans le document précédemment vierge, un mot par ligne.

Avec les mots dans leur propre document, vous pouvez facilement les trier et rechercher les doublons. Débarrassez-vous des doublons afin d’avoir une liste de mots et d’expressions uniques, un par ligne. Vous devez ensuite convertir les mots en un tableau; sélectionnez-les simplement, affichez l’onglet Insertion du ruban et choisissez Tables | Convertir le texte en tableau. Ce que vous devriez finir avec est un tableau qui a une seule colonne avec vos mots et phrases dans cette colonne. (Si vous vous retrouvez avec plusieurs colonnes, vous souhaiterez peut-être annuler la conversion et rechercher les caractères de tabulation dans la liste des mots et des phrases. Si vous les trouvez, supprimez-les, car ils déclenchent la conversion pour ajouter une autre colonne.) Retour au début

Avec tous vos mots et phrases dans une seule colonne, ajoutez une deuxième colonne juste à droite de la première. Pour que la fonction AutoMark fonctionne au mieux, la première colonne doit contenir les mots ou expressions que vous souhaitez marquer dans le document et la deuxième colonne doit contenir la manière dont vous souhaitez que ces mots et expressions apparaissent dans l’index.

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs variantes de la même expression dans la première colonne, telles que « résultats comptés », « résultats de comptage », « réponses comptées » et « réponses de comptage ». Si vous souhaitez que chacun de ces éléments apparaisse dans l’index sous l’expression «résultats de comptage», vous devez placer cette phrase à droite de chacune des phrases d’origine. Si vous souhaitez que le mot ou la phrase de la colonne de gauche soit le même mot ou la même phrase que celle utilisée dans l’index, copiez-le simplement de la colonne de gauche vers la colonne de droite.

Lorsque vous avez terminé avec votre liste, enregistrez le document. Vous pouvez ensuite utiliser ce que vous avez créé pour marquer automatiquement le document original, de cette manière:

  1. Affichez l’onglet Références du ruban.

  2. Cliquez sur l’outil Insérer un index. Word affiche l’onglet Index de la boîte de dialogue Index. (Voir la figure 2.)

  3. Cliquez sur le bouton AutoMark. Word affiche la boîte de dialogue Ouvrir le fichier d’index AutoMark.

  4. Utilisez les commandes de la boîte de dialogue pour sélectionner le fichier contenant votre liste de mots-clés et d’expressions.

  5. Cliquez sur Ouvrir.

C’est ça. Word utilise votre liste de mots comme une «feuille de route» pour ce qu’il doit marquer dans votre document. Lorsque la fonction AutoMark est terminée, vous pouvez ensuite créer votre index comme vous le souhaitez.

Si vous préférez, vous pouvez utiliser une macro pour marquer toutes les entrées d’index de votre document, selon que le texte est en gras ou non. L’exemple suivant recherche simplement dans un document tout texte en gras. S’il localise ce texte, il y insère une entrée d’index.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

N’oubliez pas que cette macro trouve tout texte en gras dans le document, y compris (éventuellement) les endroits auxquels vous ne vous attendez pas. Par exemple, si certains en-têtes sont mis en forme en gras, ces en-têtes seront également marqués pour l’index. En outre, si vous exécutez la macro plus d’une fois, vous pouvez vous retrouver avec plusieurs entrées d’index pour chaque phrase ou mot en gras. Si vous devez l’exécuter plusieurs fois, supprimez les champs d’index existants avant de l’exécuter à nouveau.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (10438) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Putting_Bold_Words_in_an_Index [Mettre des mots en gras dans un index].