Une manière courante de protéger les documents consiste à définir les options de partage disponibles lorsque vous enregistrez le document. Par exemple, lorsque vous enregistrez votre document dans Word 2007, vous pouvez choisir Outils | Options générales, puis remplissez le passwords dans la boîte de dialogue. (Un mot de passe est utilisé pour ouvrir le document et l’autre est utilisé si vous souhaitez interdire les modifications du document.) Si vous utilisez Word 2010 ou une version ultérieure de Word, choisissez Fichier | Info | Protéger le document. Choisissez ensuite Crypter avec mot de passe pour demander à l’utilisateur de saisir un mot de passe pour ouvrir le fichier. Vous pouvez restreindre les types de modifications pouvant être apportées au document si vous choisissez Restreindre la modification.

L’inconvénient de ces approches basées sur les mots de passe est que l’utilisateur, lorsqu’il essaie d’ouvrir le document, se voit présenter une boîte de dialogue qui demande un mot de passe. La différence entre les deux mots de passe est que si vous avez besoin d’un mot de passe pour ouvrir, l’utilisateur ne pourra même pas ouvrir le document sans celui-ci. Si vous avez besoin d’un mot de passe pour modifier le document, l’utilisateur peut ouvrir une copie en lecture seule du document, même s’il ne dispose pas du mot de passe.

Que faire si vous n’avez jamais l’intention de fournir le mot de passe aux utilisateurs? Dans ce cas, demander un mot de passe semble être une perte de temps. Au lieu de cela, ce serait bien que les utilisateurs puissent ignorer la boîte de dialogue et simplement ouvrir une copie en lecture seule du document. Il existe trois façons d’implémenter une solution dans ce scénario.

La première solution (et la plus simple) consiste à rendre le fichier de document en lecture seule. Dans Windows (pas Word), cliquez avec le bouton droit sur le document et choisissez l’option Propriétés. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vous pouvez modifier l’attribut en lecture seule du fichier. Si vous le marquez comme étant en lecture seule, personne ne peut changer le document; il sera automatiquement en lecture seule lorsqu’il sera ouvert dans Word. Bien sûr, rien n’empêche quelqu’un d’autre de suivre ces mêmes étapes et d’effacer l’attribut en lecture seule afin de pouvoir modifier le fichier d’origine.

La deuxième approche consiste à tirer parti de vos paramètres réseau, si vous disposez d’un réseau. Parlez simplement à votre administrateur système et demandez-lui de créer un dossier dans lequel vous pouvez écrire, mais à partir duquel les autres ne peuvent que lire. De cette façon, ils ne peuvent pas modifier le document original, mais vous le pouvez.

La troisième approche consiste à protéger le document différemment. Si vous utilisez Word 2007, lorsque vous cliquez sur l’outil Protéger le document (sous l’onglet Révision du ruban), Word affiche le volet Office Protéger le document. Ce type de protection est souvent utilisé lors de la création de formulaires, mais il s’applique également aux documents généraux.

Dans le volet Office Protéger le document, cochez la case sous Restrictions de modification, utilisez la liste déroulante pour choisir Remplir les formulaires, cliquez sur «Oui, commencer à appliquer la protection», puis fournissez un mot de passe.

Si vous utilisez Word 2010 ou une version ultérieure, la procédure répertoriée ci-dessus est légèrement différente. Cliquez sur l’outil Restreindre la modification dans le groupe Protéger de l’onglet Révision du ruban. Word affiche une liste de trois options de restrictions de mise en forme et de modification. Sous Restrictions d’édition, utilisez l’option « Autoriser uniquement ce type d’édition dans le document »

case à cocher et choisissez Aucune modification (lecture seule) dans la liste déroulante, cliquez sur «Oui, démarrer l’application de la protection», puis indiquez un mot de passe.

Lorsque le document est chargé ultérieurement, l’utilisateur n’est pas invité à entrer un mot de passe. L’utilisateur ne pourra pas non plus faire d’autres choses, comme sélectionner du texte et le copier. L’utilisateur pourra cependant visualiser et imprimer le document, comme il le souhaite.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (11257) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Read-Only_Documents_without_a_Password [Documents en lecture seule sans mot de passe].