Réappliquer les styles de manière transparente (Microsoft Word)

Deb formate souvent des documents qui lui viennent après que plusieurs autres personnes ont contribué au contenu. L’une de ses premières étapes consiste à appliquer les bons styles. Parfois, par exemple, un paragraphe intitulé Body Text n’est pas mis en forme comme son style Body Text. Le problème est que lorsqu’elle réapplique un style à un paragraphe qui a le même nom de style en place, elle obtient une boîte de dialogue Modifier le style qui lui demande si elle souhaite «Mettre à jour le style pour refléter les modifications récentes» par défaut, ou Réappliquez la mise en forme du style à la sélection.  » Inutile de dire que cela devient très vite ennuyeux. Deb veut toujours l’option «Réappliquer». Elle se demande si elle peut faire de l’option « Réappliquer » l’option par défaut ou, mieux encore, se débarrasser complètement de ce pop-up.

Il existe en fait plusieurs façons de réappliquer des styles dans un document. Une façon de procéder est paragraphe par paragraphe, comme Deb le fait. Vous recherchez un paragraphe, puis cliquez sur le nom du style dans le volet Styles. Lorsque vous utilisez cette approche, Word peut vous demander si vous souhaitez réappliquer le style ou mettre à jour le style pour refléter la mise en forme dans le paragraphe tel qu’il existe.

La raison pour laquelle Word pose cette question est parce qu’il est configuré, par défaut, pour la poser. Pour désactiver cette demande, procédez comme suit:

Ça devrait le faire; maintenant, on ne devrait pas vous demander si vous souhaitez faire une nouvelle demande ou mettre à jour. Au lieu de cela, Word suppose que vous souhaitez présenter une nouvelle demande et vous pouvez vous déplacer joyeusement sur votre chemin.

Il y a une note latérale qui devrait être mentionnée; celui que j’ai rencontré en faisant quelques tests pour cette astuce: aucune de ces réponses ne s’applique vraiment au style Normal. Le paramètre de la case à cocher Inviter à mettre à jour le style n’a pas vraiment d’importance lorsque vous réappliquez le style Normal. Cliquez dessus dans le volet Style et il est réappliqué sans aucune invite. Ce ne sont que les autres styles non normaux sur lesquels Word vous invite.

Il existe une autre façon intéressante de réappliquer des styles: en utilisant les touches de raccourci.

Si vous attribuez une touche de raccourci à un style, vous pouvez utiliser cette touche de raccourci pour réappliquer le style à un paragraphe et Word ne prête pas vraiment attention au paramètre Inviter à mettre à jour le style. Par exemple, disons que vous souhaitez réappliquer le style Quote. Vous pouvez attribuer la touche de raccourci de cette manière:

Désormais, lorsque vous souhaitez réappliquer un style, appuyez simplement sur la touche de raccourci que vous avez spécifiée à l’étape 6. Word réapplique le style sans vous poser de questions.

Même si vous utilisez l’une des techniques déjà décrites, vous vous retrouvez avec l’ennui de parcourir chaque paragraphe et de réappliquer les styles. Vous pouvez soulager une grande partie de l’ennui en utilisant une approche différente de la mise à jour. Avec la case à cocher Inviter à mettre à jour le style désactivée, comme décrit ci-dessus, procédez comme suit:

Vous pouvez également, à l’étape 5, appuyer sur Ctrl + Q au lieu de resélectionner le style. Cela réapplique toute la mise en forme au niveau des paragraphes aux paragraphes sélectionnés. Cependant, cela ne changera aucune des mises en forme au niveau des caractères qui peuvent avoir été explicitement appliquées aux paragraphes. Pour vous en débarrasser, vous devrez également appuyer sur Ctrl + Barre d’espace. Cependant, cela élimine également toute mise en forme de caractère spécifique que vous souhaiterez peut-être conserver, telle que le gras ou l’italique. D’après mon expérience, il est préférable de sélectionner simplement le nom du style dans le volet Styles, comme indiqué à l’étape 5.

Enfin, une autre technique consiste à utiliser Rechercher et remplacer pour effectuer la mise à jour. Suivez ces étapes:

Word recherche le document et remplace tous les styles sélectionnés à l’étape 7 par le même style, les réappliquant ainsi.

Un avantage significatif de la technique Rechercher et remplacer est que vous pouvez utiliser l’enregistreur de macros pour enregistrer le remplacement de plusieurs styles à la suite. Cela vous permet de rejouer plus tard la macro et, en une seule étape, de réappliquer des styles à de nombreux paragraphes. Très rapide; très pratique.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (11812) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.