Fred a un document juridique de 60 pages qui a des styles de partout sur la carte (comme une douzaine de versions de Heading 2, de nombreuses distances de tabulation même pour le même niveau de texte, etc.). Fred se demande comment il peut facilement, rapidement et en toute sécurité réinitialiser et rendre tous ces styles cohérents.

Compte tenu des trois exigences (facilement, rapidement et en toute sécurité), le vieil adage me vient à l’esprit: vous pouvez en avoir deux que vous voulez, et deux sur trois, ce n’est pas mal!

Sérieusement, il n’y a pas de moyen rapide de faire ce que vous demandez. La raison en est que, littéralement, vous essayez de démêler ce qui est devenu un bol de spaghetti. Les éditeurs de différents horizons sont aux prises avec ce problème depuis des années, et ce n’est pas un problème que Microsoft a pu résoudre. Pour être juste envers Microsoft, ce n’est pas un problème qu’il est vraiment possible de résoudre. Pour un seul exemple, disons que vous avez (comme vous le dites) une douzaine de versions du titre 2 dans le document. Si Microsoft devait développer un moyen automatisé de résoudre ce problème, comment l’automatisation pourrait-elle savoir laquelle des versions de Heading 2 était la bonne? Et s’il a choisi de manière incorrecte? Maintenant, multipliez cela par une douzaine ou plus de styles différents dont vous avez besoin dans le document. Le problème va rapidement de mal en pis et la solution peut être aucune amélioration par rapport au problème d’origine.

Ce que des rédacteurs chevronnés ont fait pour résoudre ce problème, c’est de proposer leurs propres techniques pour «démêler» les spaghettis. Si le document est court et comporte relativement peu de styles errants, vous pourrez peut-être travailler directement dans le document. Voici une approche:

  1. Ouvrez le document.

  2. Assurez-vous que le volet Styles est ouvert. (Affichez l’onglet Accueil du ruban et cliquez sur la petite icône en bas à droite du groupe Styles.)

  3. Cliquez sur le lien Options en bas du volet Styles. Word affiche la boîte de dialogue Options du volet de style. (Voir la figure 1.)

  4. À l’aide de la liste déroulante Sélectionner les styles à afficher, choisissez Dans le document actuel.

  5. À l’aide de la liste déroulante Sélectionner le tri de la liste, choisissez Alphabétique.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

  7. Dans le volet Style, placez le pointeur de la souris sur l’un des styles que vous souhaitez supprimer du document. Une flèche pointant vers le bas apparaît sur le côté droit du nom du style.

  8. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas et choisissez Sélectionner toutes les instances X.

(Le X représentera en fait le nombre de fois où le style est utilisé dans le document.) Word sélectionne tous les paragraphes ou le texte qui utilise le style.

  1. Dans le volet Style, cliquez sur le style que vous souhaitez appliquer au texte sélectionné. Le style du texte sélectionné est modifié.

  2. Dans le volet Style, placez le pointeur de la souris sur le même style que vous avez utilisé à l’étape 7.

  3. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas et choisissez Supprimer XYZ. (Le XYZ est le nom du style.) Word affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez supprimer le style du document.

  4. Cliquez sur Oui. Le style est supprimé du document et disparaît de la liste des styles dans le volet Style.

  5. Répétez les étapes 7 à 12 pour chaque style dont vous souhaitez vous débarrasser.

En appliquant cette technique, vous voudrez enregistrer votre document périodiquement afin de ne pas perdre votre travail.

Évidemment, cette technique peut prendre un certain temps, c’est pourquoi je l’ai mentionnée comme une bonne approche si vous travaillez avec un document relativement court.

Si le document est vraiment foiré, la meilleure approche consiste à repartir à zéro et à appliquer les styles comme vous le souhaitez. Lors du choix d’un « départ à neuf »

approche, cependant, c’est toujours une bonne idée de faire votre travail sur une copie du document de problème, pas sur l’original.

Une façon de repartir à zéro consiste à sélectionner le document entier (Ctrl + A), puis à appuyer sur Ctrl + Q pour supprimer toute mise en forme de paragraphe explicite, puis à appuyer sur Ctrl + barre d’espace pour supprimer toute mise en forme de caractère explicite.

Bien que cela ne supprime pas les styles indésirables du document, cela vous permettra de réappliquer des styles sans la complication de gérer un formatage explicite étrange qui aurait pu être appliqué.

Pour aller plus loin dans ce processus, créez un tout nouveau document basé sur un modèle qui inclut votre ensemble de styles approuvé (souhaité).

Une fois les deux documents ouverts (le document source dont vous avez supprimé le formatage explicite et le document cible que vous venez de créer), procédez comme suit:

  1. Sélectionnez tout dans le document source à l’exception de la marque de paragraphe finale. (Méthode la plus simple: appuyez sur Ctrl + A, maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez sur la touche Flèche gauche.)

  2. Appuyez sur Ctrl + C. Cela copie tout le contenu du document source dans le Presse-papiers.

  3. Basculez vers le document cible.

  4. Affichez l’onglet Accueil du ruban.

  5. Cliquez sur la flèche vers le bas sous l’outil Coller. Word affiche une variété d’options de collage.

  6. Cliquez sur l’outil Conserver le texte uniquement. (Il ressemble à un presse-papiers avec la lettre A en bas à droite.) Word colle le texte non formaté du Presse-papiers dans le document cible.

  7. Fermez le document source.

  8. Ouvrez le document original. (Vous avez travaillé à partir de la copie, pas de l’original, non?)

  9. En utilisant le document d’origine comme guide visuel, appliquez des styles dans le document cible pour le faire apparaître tel que vous souhaitez qu’il apparaisse.

Cette astuce n’a abordé que trois techniques possibles que vous pourriez utiliser; il y en a des dizaines d’autres que vous pouvez utiliser et que les éditeurs utilisent tous les jours.

D’après mon expérience, c’est cette dernière technique – celle que je viens de décrire – qui est probablement la meilleure approche. Ce n’est pas rapide, cela devient plus facile avec la pratique et c’est définitivement sûr. Il fournit également l’approche la plus propre pour créer un document facile à maintenir avec le moins de chances que des «pièges» surgissent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13289) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.