Karl utilise l’insertion automatique pour aider à créer et à maintenir la cohérence dans les rapports d’évaluation narrative. Il a des abréviations standard pour les éléments et lorsqu’il commence un travail, il modifie les entrées d’insertion automatique pour définir toutes les informations relatives à ce travail. Karl aimerait enregistrer ces entrées avec le travail (le document) afin de pouvoir facilement apporter des modifications ultérieurement à l’aide des informations contenues dans les entrées d’insertion automatique.

Il existe plusieurs façons de gérer ce besoin dans Word. Toutes les méthodes impliquent de comprendre comment Word stocke les entrées d’insertion automatique, c’est donc un bon point de départ.

Les entrées d’insertion automatique sont stockées dans des modèles; ils ne sont pas stockés dans des documents. Lorsque vous créez une insertion automatique, elle est, par défaut, stockée dans le modèle Normal. Dans la boîte de dialogue dans laquelle les nouvelles entrées d’insertion automatique sont créées, vous pouvez spécifier où l’entrée doit être stockée, c’est-à-dire dans quel modèle elle doit être placée.

Cela pose un problème si vos entrées d’insertion automatique changent travail par travail et chaque travail est représenté par un seul document. Vous ne pouvez pas stocker les entrées avec le document (ce qui serait certes bien), mais vous pouvez créer un modèle individuel pour chaque travail, puis associer le modèle au document de travail. Ainsi, chaque travail nécessiterait deux choses: un modèle et un document.

L’autre chose à garder à l’esprit est la façon dont Word arbitre les conflits entre les modèles en ce qui concerne les entrées d’insertion automatique. Disons que vous avez une entrée d’insertion automatique appelée « JobAddr » et qu’elle est stockée dans le modèle de travail. Dans le modèle Normal, vous avez également une insertion automatique appelée «JobAddr».

Lorsque vous essayez de développer l’entrée, c’est la définition dans le modèle Normal qui sera toujours utilisée. En effet, le modèle Normal a toujours la priorité sur les autres modèles. Par conséquent, vous souhaiterez vous assurer qu’il n’y a aucun conflit entre les entrées d’insertion automatique dans les deux modèles. (Vous pouvez le faire en utilisant l’Organisateur, décrit dans d’autres numéros de _WordTips, _ pour examiner les entrées d’insertion automatique dans les modèles.)

Une autre approche que vous pouvez utiliser consiste à toujours utiliser un seul document pour chaque travail que vous travaillez, mais à développer des modèles qui reflètent le type ou la catégorie de travail sur lequel vous travaillez. Par exemple, si vous disposez d’un ensemble d’entrées d’insertion automatique applicables aux évaluations de vente au détail, vous pouvez créer un modèle pour celles-ci. Si vous disposez d’un autre ensemble d’entrées d’insertion automatique pour les évaluations commerciales et d’un troisième pour les évaluations résidentielles, vous pouvez créer des modèles pour chaque classe d’évaluation. De cette façon, vous pouvez associer le modèle approprié à chaque type de travail que vous effectuez.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13364) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Saving_AutoText_Entries_with_Each_Document [Enregistrement des entrées d’insertion automatique avec chaque document].