Si vous travaillez dans une entreprise où vous devez numéroter des éléments de manière séquentielle, vous vous demandez peut-être s’il existe un moyen d’utiliser Word pour créer les étiquettes à votre place. Word propose de nombreuses façons d’implémenter un type de numérotation dans vos documents. Par exemple, vous pouvez utiliser différents champs pour la numérotation, ou utiliser des listes numérotées, la fonction de sous-titrage ou vous pouvez utiliser la fusion de courrier. Bien que toutes ces fonctionnalités (et plus) utilisent un certain type de numérotation, elles ne sont pas toutes adaptées à la création d’étiquettes.

Le moyen le plus simple de configurer des étiquettes comportant des numéros séquentiels consiste peut-être à utiliser la fonctionnalité Enveloppes et étiquettes de Word de concert avec le champ SEQ. Suivez simplement ces étapes:

  1. Affichez l’onglet Publipostage du ruban.

  2. Cliquez sur l’outil Étiquettes, dans le groupe Créer. Word affiche l’onglet Étiquettes de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes. (Voir la figure 1.)

  3. Effacez tout ce qui se trouve dans la zone Adresse; il devrait être vide.

  4. Assurez-vous que Pleine page de la même étiquette (dans la zone d’impression) est sélectionné.

  5. Cliquez dans la zone Étiquette si vous devez changer le stock d’étiquettes que vous utilisez.

  6. Cliquez sur le bouton Nouveau document. Word crée une feuille d’étiquettes vierges.

Ces étiquettes ne sont rien d’autre qu’un tableau Word, chaque cellule du tableau étant l’une des étiquettes que vous imprimerez.

  1. Dans l’étiquette en haut à gauche, saisissez le mot Exposition, suivi d’un espace.

  2. Appuyez sur Ctrl + F9. Word insère une paire d’accolades de champ dans l’étiquette.

  3. Tapez SEQ et un espace.

  4. Tapez un nom pour cette séquence de nombres, par exemple «exposition» (sans les guillemets). (Voir la figure 2.)

  5. Appuyez sur F9. Le champ est réduit et un nombre apparaît dans votre étiquette.

  6. Formatez le contenu de cette première étiquette comme vous le souhaitez: gras, italique, couleur différente, etc.

  7. Copiez la première étiquette en sélectionnant tout le texte dans la cellule du tableau et en appuyant sur Ctrl + C. (Le texte de la cellule du tableau comprend tout ce que vous avez tapé à l’étape 7 et le champ que vous avez créé aux étapes 8 à 11.)

  8. Placez le point d’insertion dans chacune des autres étiquettes de la première ligne, à tour de rôle, et appuyez sur Ctrl + V. Vous devriez maintenant avoir une ligne complète des étiquettes. (Voir la figure 3.)

  9. Sélectionnez les autres lignes d’étiquettes vides et supprimez-les. (N’oubliez pas que vous travaillez dans un tableau, il vous suffit donc de sélectionner les lignes vides et d’utiliser l’outil Supprimer sur l’onglet Disposition du tableau du ruban.)

  10. Sélectionnez toute la première ligne d’étiquettes et appuyez sur Ctrl + C.

  11. Appuyez sur la flèche droite, qui doit placer votre point d’insertion immédiatement après (sous) la première rangée d’étiquettes.

  12. Appuyez sur Ctrl + V pour coller une nouvelle ligne d’étiquettes. Vous devriez maintenant avoir deux rangées d’étiquettes, correctement formatées. (Ne vous inquiétez pas encore qu’ils portent les mêmes numéros.)

  13. Appuyez sur Ctrl + V pour chaque ligne supplémentaire d’étiquettes souhaitée. Vous voulez suffisamment de lignes d’étiquettes pour répondre à l’ensemble de vos besoins. Ainsi, si vous avez besoin d’un total de 125 étiquettes, et que vous pouvez obtenir 3 étiquettes par ligne, vous devriez vous retrouver avec 42 lignes d’étiquettes.

  14. Appuyez sur Ctrl + A pour tout sélectionner dans le document.

  15. Appuyez sur F9. Cela met à jour tous les champs de ce que vous avez sélectionné. Toute votre numérotation devrait maintenant être correcte.

Si vous avez besoin que vos étiquettes comportent des zéros non significatifs dans leur numérotation, vous pouvez remplacer les étapes 9 et 10 par tout ce qui est nécessaire pour taper ce qui suit. (J’utilise le nom de séquence «exhib» ici, comme cela est fait dans les étapes principales; vous pouvez utiliser un nom de séquence différent, si vous le souhaitez.)

SEQ exhibit \# "00000"

Tout cela est tapé dans le champ que vous avez créé à l’étape 8, puis réduit dans le nombre final à l’étape 11. Il en résulte un nombre de cinq chiffres, complété par des zéros non significatifs, si nécessaire.

Notez que l’étape 19 vous demande de coller autant de lignes que vous le souhaitez. Ce n’est pas seulement pour la page unique – si vous continuez d’appuyer sur Ctrl + V, votre tableau (c’est ce que sont les étiquettes – un tableau) s’étendra très bien sur plusieurs pages. L’idée est de continuer à coller jusqu’à ce que vous ayez autant de lignes que nécessaire pour le nombre d’étiquettes souhaité.

Notez que les étapes ci-dessus fonctionnent très bien si vous avez besoin que votre séquence d’étiquettes commence par 1. Si vous devez les faire commencer par un nombre différent (disons, 57), alors les étapes sont un peu différentes:

  1. Affichez l’onglet Publipostage du ruban.

  2. Cliquez sur l’outil Étiquettes, dans le groupe Créer. Word affiche l’onglet Étiquettes de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes.

  3. Effacez tout ce qui se trouve dans la zone Adresse; il devrait être vide.

  4. Assurez-vous que Pleine page de la même étiquette (dans la zone d’impression) est sélectionné.

  5. Cliquez dans la zone Étiquette si vous devez changer le stock d’étiquettes que vous utilisez.

  6. Cliquez sur le bouton Nouveau document. Word crée une feuille d’étiquettes vierges.

Ces étiquettes ne sont rien d’autre qu’un tableau Word, chaque cellule du tableau étant l’une des étiquettes que vous imprimerez.

  1. Dans l’étiquette en haut à gauche, saisissez le mot Exposition, suivi d’un espace.

  2. Appuyez sur Ctrl + F9. Word insère une paire d’accolades de champ dans l’étiquette.

  3. Tapez SEQ et un espace.

  4. Tapez un nom pour cette séquence de nombres, par exemple «exposition» (sans les guillemets), suivi d’un espace.

  5. Type \ r 57.

  6. Appuyez sur F9. Le champ est réduit et le numéro 57 apparaît dans votre étiquette.

  7. Formatez le contenu de cette première étiquette comme vous le souhaitez: gras, italique, couleur différente, etc.

  8. Placez le point d’insertion dans l’étiquette juste à droite de l’étiquette que vous venez de terminer.

  9. Tapez le mot Exposition, suivi d’un espace.

  10. Appuyez sur Ctrl + F9. Word insère une paire d’accolades de champ dans l’étiquette.

  11. Tapez SEQ et un espace.

  12. Tapez un nom pour cette séquence de nombres, par exemple «exposition» (sans les guillemets). Ce doit être exactement le même nom que vous avez entré à l’étape 10.

  13. Appuyez sur F9. Le champ est réduit et un nombre apparaît dans votre étiquette. (Peu importe le nombre à ce stade.)

  14. Formatez le contenu de cette deuxième étiquette comme vous le souhaitez: gras, italique, couleur différente, etc.

  15. Copiez la deuxième étiquette en sélectionnant tout le texte dans la cellule du tableau et en appuyant sur Ctrl + C. (Le texte de la cellule du tableau comprend tout ce que vous avez tapé à l’étape 15 et le champ que vous avez créé aux étapes 16 à 20.)

  16. Placez le point d’insertion dans chacune des autres étiquettes de la première ligne, à tour de rôle, et appuyez sur Ctrl + V. Vous devriez maintenant avoir une ligne complète des étiquettes.

  17. Sélectionnez les autres lignes d’étiquettes vides et supprimez-les. (Rappelez-vous que vous travaillez dans une table, supprimez simplement toutes les lignes de la table sauf la première.)

  18. Sélectionnez toute la première ligne d’étiquettes et appuyez sur Ctrl + C.

  19. Appuyez sur la flèche droite, qui doit placer votre point d’insertion immédiatement après (sous) la première rangée d’étiquettes.

  20. Appuyez sur Ctrl + V pour coller une nouvelle ligne d’étiquettes. Vous devriez maintenant avoir deux rangées d’étiquettes, correctement formatées. (Ne vous inquiétez pas encore qu’ils portent les mêmes numéros.)

  21. Appuyez sur Ctrl + V pour chaque ligne supplémentaire d’étiquettes souhaitée. Vous voulez suffisamment de lignes d’étiquettes pour répondre à l’ensemble de vos besoins. Ainsi, si vous avez besoin d’un total de 125 étiquettes, et que vous pouvez obtenir 3 étiquettes par ligne, vous devriez vous retrouver avec 42 lignes d’étiquettes.

  22. Appuyez sur Ctrl + A pour tout sélectionner dans le document.

  23. Appuyez sur F9. Cela met à jour tous les champs de ce que vous avez sélectionné. Toute votre numérotation devrait maintenant être correcte.

Il existe deux grandes différences entre cet ensemble d’étapes et le précédent. Tout d’abord, vous créez deux étiquettes au lieu d’une. Deuxièmement, le champ de la première étiquette inclut le commutateur \ r (étape 11) pour définir le numéro de séquence de début.

Si vous préférez ne pas utiliser le champ SEQ pour créer les étiquettes, vous pouvez également les créer en effectuant un publipostage. Conceptuellement, il vous suffit de faire ce qui suit:

  1. Créez une feuille de calcul Excel contenant autant de nombres que nécessaire.

Par exemple, si vous avez besoin de 175 étiquettes, vous placerez un titre dans la cellule A1 (tel que «Nombre») et les 175 nombres dont vous avez besoin dans les cellules A2 à A176. Assurez-vous d’enregistrer le classeur.

  1. Affichez l’onglet Publipostage du ruban.

  2. Utilisez les outils du groupe Démarrer le publipostage pour créer un nouveau document composé d’étiquettes et spécifiant votre source de données (la feuille de calcul que vous avez créée à l’étape 1).

  3. Créez l’exemple d’étiquette de sorte qu’il contienne le mot Exposition suivi d’un champ de fusion qui représente le nombre extrait de la feuille de calcul Excel. Assurez-vous que le contenu de l’étiquette est formaté comme vous en avez besoin.

  4. Fusionner les informations dans un nouveau document. Vous devriez maintenant avoir un document contenant toutes vos étiquettes et vous pouvez les imprimer comme vous le souhaitez.

Bien sûr, il existe des solutions tierces disponibles pour créer des étiquettes numérotées de manière séquentielle. L’un de ces produits est Bates Labels (https://bateslabels.com/). Ce produit vous permet de créer facilement autant d’étiquettes que vous le souhaitez dans un but précis.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (8694) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Sequentially_Numbered_Labels [Étiquettes numérotées séquentiellement].