Vous avez terminé votre chef-d’œuvre et vous êtes prêt à « aller sous presse »

(même si la presse est une petite imprimante dans le coin de votre zone de travail).

Vous jetez un œil au document et vous remarquez qu’il fait un certain nombre de pages. Vous allez à la dernière page et constatez qu’il n’y a que deux lignes ou plus sur la dernière page. Si vous pouviez simplement vous débarrasser de ces lignes …​

C’est un problème courant pour de nombreux écrivains. Peu importe que vous écriviez des lettres ou des nouvelles – le problème de l’adaptation du texte à une zone d’impression spécifique peut être frustrant. Que pouvez-vous faire?

La meilleure approche est l’ancienne méthode manuelle éprouvée d’ajustement des paramètres qui affectent le texte de vos pages. La première chose que vous devriez essayer concerne le contenu de votre document lui-même. N’ayez pas peur de jeter un autre regard sur votre contenu et de le modifier pour le raccourcir. Supprimez les mots superflus et efforcez-vous d’être plus concis dans vos descriptions.

Ensuite, vous pouvez couper les mots de votre document. Cela peut fermer certaines lignes, simplement en tirant des mots «partiels» vers les lignes précédentes. Cela fonctionne particulièrement bien si le côté droit de votre document est assez irrégulier, ce qui signifie qu’il contient beaucoup d’espace blanc.

Vous pouvez maintenant regarder l’ajustement des marges. Vous pouvez souvent réduire les marges sur les quatre côtés de votre papier de 0,1 pouce et personne ne le remarquera. N’oubliez pas d’examiner la marge de la gouttière, si votre mise en page en utilise une.

Une autre chose à essayer est de réduire l’interligne des paragraphes. Vous pouvez définir l’espacement sur un nombre spécifique de points, mais une méthode « plus délicate » consiste à définir l’interligne sur Multiple, puis à utiliser un pourcentage dans la zone At. Par exemple, définissez votre interligne sur .99, et le paragraphe utilise alors 99% de son interligne normal. Vous pouvez continuer à réduire l’interligne d’un point de pourcentage à la fois, et l’effet incrémentiel est à peine perceptible pour le lecteur. Même ainsi, l’effet sur la longueur de votre document peut être dramatique, selon le nombre de pages du document.

Une astuce connexe consiste à réduire l’espace entre les paragraphes.

Malheureusement, vous ne pouvez le faire que par incréments d’un point, mais la différence entre 12 points et 11 points entre les paragraphes est minuscule et pratiquement indétectable.

Lorsque les approches ci-dessus ont été utilisées, il est temps de réduire la taille en points du texte de votre document. Il est préférable de commencer par petits incréments – Word peut gérer des incréments aussi petits qu’un demi-point (.5).

Ainsi, vous pouvez réduire le texte de 12 points à un texte de 11,5 points. Ceci est à peine perceptible pour un lecteur mais peut avoir un impact énorme sur la longueur du document.

Enfin, vous pouvez condenser l’espacement des caractères. Ici, vous pouvez être assez précis, en ajustant l’espacement d’un dixième (0,1) point.

Même un petit ajustement ici peut augmenter considérablement la quantité de matière sur chaque ligne de votre document.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux paramètres différents que vous pouvez modifier pour réduire la taille de votre document. L’inconvénient est que parfois le bricolage peut conduire à des résultats inattendus. Par exemple, vous pouvez vous retrouver avec un document qui a l’air drôle parce que vous avez appliqué vos «correctifs» sporadiquement dans tout le document. Une approche plus cohérente consiste à utiliser des styles pour définir l’apparence de votre texte. Votre « bricolage »

peuvent ensuite être appliqués aux styles eux-mêmes, et ils seront appliqués de manière uniforme et cohérente dans tout votre document. (À condition, bien sûr, que vous ayez appliqué les styles de manière cohérente pour commencer.) Les styles sont au cœur de toute présentation professionnelle de texte dans Word et ont été largement traités dans d’autres numéros de WordTips.

L’essentiel est de jeter un œil à ce que vous essayez de transmettre dans votre document, puis d’apporter les modifications de mise en forme qui nuisent le moins à votre message. Cela signifie qu’une approche que vous adoptez dans un document peut ne pas convenir à un autre. Vous devez décider de ce qui convient le mieux à vos besoins.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (10097) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

lien: / word-Squeezing_Everything_In [Squeezing Everything In].