Deborah travaille dans un bureau qui a des documents sur un serveur afin que plusieurs personnes puissent y travailler. Son rôle est de mettre en forme les articles finis. Par exemple, elle peut changer le style Normal de 11 points à 10 points et créer de nouveaux styles en fonction du document. Lorsqu’elle affiche le fichier, les styles restent tels qu’ils les ont définis, mais si quelqu’un d’autre ouvre le document, les paramètres de style des styles intégrés reviennent à leur valeur par défaut. En d’autres termes, tout le texte de style Normal passera de 10 points à la valeur par défaut de 11 points. Deborah a essayé d’éviter les noms de style intégrés, et elle s’assure même que les styles «basés sur» n’utilisent pas les noms de styles intégrés, mais le problème persiste. Elle se demande pourquoi cela se produit et comment elle peut faire en sorte que les styles restent tels qu’elle les définit, même si d’autres ouvrent le document plus tard.

Le concept des styles et ce qu’ils peuvent faire est très, très puissant. Lorsque vous configurez un modèle sur votre système, vous pouvez facilement appliquer une mise en forme aux paragraphes, aux caractères et même aux tableaux afin d’obtenir un aspect cohérent dans et entre les documents.

Les choses se compliquent un peu plus lorsque vous commencez à partager ces documents avec d’autres. La façon dont les styles sont définis sur l’autre système, en particulier le style Normal, sur lequel sont basés tant de styles, peut affecter le document partagé une fois ouvert.

Cela ne semble pas être le problème de Deborah, cependant. Elle indique qu’elle ne base ses styles de maison sur aucun des styles intégrés de Word.

Dans ce cas, il y a quelques choses à essayer. Tout d’abord, assurez-vous que les autres utilisateurs n’ont pas une ancienne version des modèles sur leurs systèmes. Si tel est le cas, il peut y avoir des différences dans les définitions de style des anciens modèles qui affectent le document.

Deuxièmement, vous devez vérifier le modèle normal des utilisateurs. Il est possible que certains des styles de maison en aient fait leurs modèles normaux, et que ces styles de maison – qui peuvent être différents de ceux du modèle officiel – remplacent ce qui se trouve dans le document.

Pendant que vous regardez leur modèle Normal, vous devez également vérifier qu’aucun de leurs styles n’est défini avec l’option « Mettre à jour automatiquement » activée. Cela peut rapidement permettre aux utilisateurs de gâcher ce qui est dans vos styles de document. (N’oubliez pas de vérifier tous les styles pour ce paramètre, pas seulement quelques-uns.)

Le problème avec la vérification de ces éléments est qu’il s’agit d’accéder aux systèmes des autres utilisateurs et de vérifier quels modèles et styles sont présents. Cela peut être presque impossible lorsque ces utilisateurs se trouvent dans des endroits éloignés. Vous pouvez essayer d’éduquer les utilisateurs sur ce qu’il faut rechercher, ou même créer une macro pour rechercher d’une manière ou d’une autre les modèles et les styles de l’autre système. Aucun de ces éléments n’est une tâche particulièrement facile.

Il y a une autre chose que vous pourriez essayer. Vous pouvez consulter votre modèle et vous assurer que tous les styles de votre maison (tous, remarquez) sont basés sur un seul style. Vous pourriez en faire le style Normal, mais personnellement, j’ai tendance à éviter d’utiliser le style Normal. Au lieu de cela, créez un nouveau style, peut-être nommé HouseBase, sur lequel tous les autres styles sont basés.

L’avantage est que lorsque vous recevez un document d’un autre utilisateur, vous pouvez charger ce document, puis simplement copier le style HouseBase de votre modèle dans le document reçu.

Théoriquement, au moins, cela devrait affecter tous les autres styles du document et ils devraient revenir à la mise en forme dans le style HouseBase. Étant donné que tous les autres styles du document sont basés sur ce style de base, ils seront également affectés.

Une autre chose que vous pourriez faire est d’ajouter une étape supplémentaire à votre traitement lorsque vous avez terminé votre travail sur le document. Comme l’une des toutes dernières choses que vous faites, suivez ces étapes:

  1. Affichez l’onglet Révision du ruban.

  2. Cliquez sur l’outil Restreindre la modification dans le groupe Protéger. Word affiche le volet Restreindre la modification sur le côté droit de votre document.

  3. Dans la zone Restrictions de mise en forme, cochez la case Limiter la mise en forme à une sélection de styles.

  4. Cliquez sur le lien Paramètres, juste sous la case à cocher. Word affiche la boîte de dialogue Restrictions de mise en forme. (Voir la figure 1.)

  5. Assurez-vous que la liste des styles reflète ceux que vous souhaitez que l’utilisateur puisse utiliser.

  6. Ajustez les cases à cocher au bas de la boîte de dialogue, comme vous le souhaitez.

  7. Cliquez sur OK. Word ferme la boîte de dialogue Restrictions de mise en forme.

  8. Si les restrictions que vous avez mises en place ont soulevé des conflits potentiels avec les styles utilisés dans le document, Word vous demande ce que vous voulez faire.

(Répondez comme vous le souhaitez.)

  1. Cliquez sur Oui, commencer à appliquer la protection. Word affiche la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection.

  2. Entrez un mot de passe pour la protection, si vous le souhaitez. (Vous devrez le saisir deux fois.)

  3. Cliquez sur OK.

  4. Fermez le volet Office Restreindre la mise en forme et la modification.

  5. Sauvegardez votre document.

À ce stade, les utilisateurs ne devraient pas être en mesure d’ajuster la mise en forme dans le document, à moins qu’ils ne travaillent avec les styles que vous avez spécifiés à l’étape 5.

Enfin, si tout le reste échoue, vous pouvez vous rappeler qu’il ne devrait y avoir aucune modification de la mise en forme dans les documents si l’utilisateur ne peut pas enregistrer le document. Vous pouvez utiliser un certain niveau de protection des documents (par exemple, rendre les documents en lecture seule) afin qu’ils puissent être ouverts, mais pas enregistrés sous le même nom de document. Cela devrait aider à protéger tout formatage que vous avez déjà dans le document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (4361) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013 et 2016.