Carol a de nombreux fichiers modèles (.dotx) auxquels elle apporte des modifications fréquentes. Elle aimerait pouvoir suivre les modifications apportées aux modèles et à quel moment. Elle se demande s’il existe un moyen de le faire facilement avec des modèles.

Il n’y a pas de moyen facile de faire cela que nous avons découvert. Il est vrai que vous pouvez charger un modèle (charger le modèle lui-même, pas créer un document basé sur le modèle) et activer le suivi des modifications. Si vous enregistrez ensuite le modèle avec le suivi des modifications activé, le suivi des modifications est également activé pour tout nouveau document que vous créez à partir de ce modèle. Cela, pour la plupart des gens, ne serait pas acceptable.

En outre, la plupart des modèles se divisent en deux catégories: ceux qui contiennent des styles et des macros définis par l’utilisateur et ceux qui contiennent du texte de chaudière d’un certain type. Si votre modèle est de ce dernier type, l’activation du suivi des modifications dans le modèle peut être utile, même si le suivi des modifications est également activé par défaut pour les nouveaux documents basés sur ce modèle. Si votre modèle est du premier type (ce que sont la plupart des modèles, d’après mon expérience), l’activation du suivi des modifications dans le modèle n’aidera pas.

La raison est simple: même si vous pouvez apporter des modifications aux styles et aux macros dans le modèle, ces modifications ne sont pas suivies par Suivi des modifications, vous ne pourrez donc pas dire qui a changé la mise en forme de votre paragraphe Body Text en alignant à gauche. pleinement justifié, ou même si un tel changement a été fait du tout.

Vous pouvez, bien sûr, mettre en place une approche interne de «système d’honneur» pour apporter des modifications au modèle. Vous pouvez, par exemple, demander à chaque utilisateur de noter, d’une manière ou d’une autre, les modifications qu’il apporte à un modèle. S’ils modifient un style ou modifient les marges, ils doivent alors ajouter un commentaire au modèle détaillant ces modifications et pourquoi elles ont été apportées. Bien entendu, ces commentaires font alors partie du modèle et sont transférés, automatiquement, vers tout nouveau document basé sur ce modèle. (Vous pouvez contourner ce problème avec une approche manuelle en utilisant un document séparé pour accepter les commentaires de l’utilisateur sur les modifications apportées au modèle.)

Ce que vous voulez vraiment – en particulier avec les modèles – est un « contrôle des modifications »

système. Ces types de systèmes sont utilisés assez fréquemment avec des fichiers pour lesquels la responsabilité des changements est essentielle, comme pour les fichiers de programmation. Office ne dispose pas d’un tel système intégré, mais il est possible de trouver un système tiers qui fournit les fonctionnalités souhaitées. Normalement, les systèmes de contrôle des modifications permettent à un utilisateur d’extraire un fichier (tel que, dans ce cas, un modèle), d’apporter des modifications au fichier, puis de le réintégrer dans le système. Pendant l’extraction du fichier, personne d’autre ne peut le modifier. Les systèmes de contrôle des modifications conservent normalement des copies des fichiers à chaque enregistrement, de sorte que vous pouvez « annuler » toute modification indésirable.

Si vous décidez de rechercher un système de contrôle des modifications qui fonctionnera avec les documents et modèles Word, vous voudrez vous assurer qu’il prend en charge les fonctionnalités uniques de Word. Par exemple, le système doit être capable de suivre les modifications apportées aux styles, aux macros, aux propriétés des documents, aux graphiques, etc.

C’est un défi de taille, et pas quelque chose de facile à réaliser.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (12691) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.