Le nom de l’entreprise de Michael est «Skin Care By Design» avec «By» en majuscule.

Il utilise Word pour créer plusieurs de leurs formulaires et la plupart de la documentation (manuel de l’employé, politiques et procédures, documents LLC, etc.). Le mot «Par» apparaît toujours avec le soulignement ondulé avec une suggestion de le changer en minuscules («par» au lieu de «Par»). Michael ne souhaite pas désactiver la vérification des erreurs d’orthographe et de grammaire, mais il ne souhaite pas que cela soit signalé comme une violation. Il a entré «By» dans le dictionnaire personnel mais cela n’a eu aucun effet. Il se demande s’il existe un moyen d’informer Word que cela ne doit pas être considéré comme une violation.

À moins de changer le nom de votre entreprise pour plaire à Word, il existe plusieurs façons d’aborder ce problème. Une façon consiste à désactiver les erreurs de grammaire pour le document dans lequel cette erreur particulière se produit.

Suivez ces étapes:

  1. Chargez le document contenant l’erreur.

  2. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et Word 2013, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  3. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Vérification. (Voir la figure 1.)

  4. Faites défiler jusqu’au bas de la boîte de dialogue.

  5. Assurez-vous que la case à cocher Masquer les erreurs de grammaire dans ce document uniquement est activée.

  6. Cliquez sur OK.

Le résultat est qu’aucune des erreurs de grammaire (y compris le « Par » mal capitalisé) n’est marquée. Cela n’affecte pas les autres documents dans lesquels vous souhaitez afficher les erreurs, ni l’affichage des fautes d’orthographe.

Une autre approche consiste à désactiver la règle de vérification grammaticale qui est déclenchée lorsque Word marque «Par». Vous pouvez réaliser cette approche de cette manière:

  1. Chargez le document contenant l’erreur.

  2. Affichez la boîte de dialogue Options Word. (Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2010 et Word 2013, affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options.)

  3. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Vérification.

  4. Cliquez sur le bouton Paramètres. Word affiche la boîte de dialogue Paramètres de grammaire. (Voir la figure 2.)

  5. Assurez-vous que la case à cocher Capitalisation est désactivée. (C’est la règle qui indique si le vérificateur de grammaire doit marquer les mots mal capitalisés.)

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres de grammaire.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word.

Cette modification affecte non seulement le document actuel, mais également la vérification grammaticale de tous les documents Office (pas uniquement les documents Word).

Une troisième approche consiste à désactiver à la fois la vérification orthographique et grammaticale du mot «Par». Cette approche a du sens car vous savez déjà que l’orthographe du mot et sa grammaire (capitalisation) sont correctes. Suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez le mot «Par».

  2. Affichez l’onglet Révision du ruban.

  3. Cliquez sur l’outil Langue (dans le groupe Langue), puis sur Définir la langue de vérification. Word affiche la boîte de dialogue Langue. (Voir la figure 3.)

  4. Assurez-vous que la case à cocher Ne pas vérifier l’orthographe ou la grammaire est activée.

  5. Cliquez sur OK.

C’est ça; l’instance de «Par» que vous avez sélectionnée à l’étape 1 ne sera jamais marquée comme incorrecte par le vérificateur d’orthographe ou de grammaire.

Il peut être fastidieux de sélectionner toutes les instances de «Par» et d’effectuer cette modification. Vous pouvez donc envisager une meilleure approche: l’utilisation de styles. Suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez le nom complet de l’entreprise («Skin Care By Design»).

  2. Affichez l’onglet Accueil du ruban.

  3. Cliquez sur la petite icône en bas à droite du groupe Styles. Word affiche le volet Office Styles.

  4. Au bas du volet Office Styles, il y a trois petits boutons d’outils. Cliquez sur le plus à gauche de ceux-ci, l’outil Nouveau style. Word affiche la boîte de dialogue Créer un nouveau style à partir de la mise en forme. (Voir la figure 4.)

  5. Dans le champ Nom, entrez le nom de style que vous souhaitez utiliser pour le nom de votre entreprise. (Un bon serait « CompanyName », sans les guillemets.)

  6. Dans la liste déroulante Type de style, choisissez Caractère.

  7. Cliquez sur Format. Word affiche un menu déroulant.

  8. Choisissez l’option Langue dans le menu. Word affiche la boîte de dialogue Langue.

  9. Assurez-vous que la case à cocher Ne pas vérifier l’orthographe ou la grammaire est activée.

  10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Langue.

  11. Cliquez sur OK pour terminer la création du nouveau style.

Une fois le style CompanyName créé, vous pouvez l’appliquer à toutes les instances du nom de la société dans votre document et ces instances ne seront pas marquées pour la grammaire ou l’orthographe. Vous pouvez, si vous le souhaitez, utiliser Rechercher et remplacer pour modifier le style de toutes les instances du nom de la société dans vos documents existants. Pour les nouveaux documents, vous pouvez créer une insertion automatique qui place le nom de la société correctement formaté (stylé) dans votre document.

La beauté de l’approche centrée sur le style, bien sûr, est que vous pouvez appliquer une mise en forme supplémentaire au nom de l’entreprise, si vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que le nom de votre entreprise apparaisse toujours en petites majuscules, ou que vous souhaitiez qu’il soit en gras, en italique ou dans une police particulière. Tout ce que vous avez à faire est d’apporter les modifications de mise en forme dans la définition de style, puis elles sont reflétées dans toutes les instances du nom de votre entreprise qui utilisent le style.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13168) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.