Gabriel utilise la fonction Commentaire de Word pour ajouter des commentaires aux documents qu’il édite. Il a demandé s’il y avait un moyen d’ajouter un commentaire une fois et de fournir plusieurs références à ce seul commentaire. Malheureusement, il n’existe aucun moyen intrinsèque de le faire à l’aide de la fonctionnalité Commentaire de Word. Il existe cependant certaines façons d’aborder le problème qui peuvent fournir le résultat souhaité.

Si vous souhaitez limiter le verbiage dans la zone Commentaires de Word, vous pouvez numéroter manuellement vos propres commentaires, puis les référencer. Vous savez que Word numérote automatiquement les commentaires, mais lorsque vous insérez réellement un commentaire, vous pouvez d’abord taper un identifiant de commentaire, tel que «Commentaire 1», «C1» ou «# 1». Ensuite, allez-y et tapez votre long commentaire. À des points ultérieurs du document, lorsque vous souhaitez faire référence au même long commentaire, insérez un commentaire comme vous le feriez normalement, puis dans le commentaire lui-même, dites «Voir le commentaire 1» ou «Voir C1». Cela supprime la nécessité de retaper le long commentaire original, fournit une référence au lecteur et leur donne un numéro de commentaire non modifiable à référencer.

Une autre solution possible est certainement low-tech et utilise la fonction de surligneur de Word. Si vous avez un nombre limité de « standards »

les commentaires explicatifs que vous utilisez dans l’édition de documents, vous pouvez ajouter une «légende» au début d’un document qui lie l’explication à une couleur de surligneur spécifique. Ensuite, lorsque ce commentaire s’applique à un morceau de texte, mettez en surbrillance ce morceau de texte en utilisant la même couleur de surligneur. Par exemple, vous pouvez marquer toutes les instances de restructuration passive de la voix avec un surligneur vert et toutes les instances de confusion possessive / plurielle avec un surligneur violet.

La dernière approche possible implique l’utilisation de signets et d’hyperliens, accompagnés de commentaires. Vous pouvez essayer ces étapes:

  1. Insérez le premier commentaire que vous souhaitez renvoyer ultérieurement. Word vous permet de taper le commentaire.

  2. Sélectionnez le texte du commentaire que vous venez de saisir. (Pas la marque de commentaire dans le document, mais le texte réel du commentaire.)

  3. Affichez l’onglet Insertion du ruban.

  4. Cliquez sur l’outil Signet dans le groupe Liens. Word affiche la boîte de dialogue Signet. (Voir la figure 1.)

  5. Fournissez un nom que vous souhaitez utiliser pour référencer ce commentaire. Par exemple, C1 pourrait faire référence à votre premier signet de commentaire.

  6. Dans votre document, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez créer une référence croisée avec le commentaire que vous avez créé à l’étape 1.

  7. Cliquez sur l’outil Hyperlien ou appuyez sur Ctrl + K. Word affiche la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte. (Voir la figure 2.)

  8. Cliquez sur Placer dans ce document sur le côté gauche de la boîte de dialogue.

  9. Sélectionnez le nom du signet que vous avez utilisé à l’étape 5.

  10. Dans la zone Texte à afficher, indiquez le texte que vous souhaitez utiliser pour votre référence croisée.

  11. Cliquez sur OK. Word insère un lien hypertexte vers votre commentaire d’origine.

Avec le lien hypertexte en place, quelqu’un peut cliquer sur le lien hypertexte et il est dirigé directement vers le texte du commentaire que vous avez spécifié à l’étape 2.

Si vous constatez que vous allez utiliser la même référence croisée de commentaire à plusieurs reprises, vous pouvez créer une entrée de bloc de construction qui utilise le lien hypertexte.

Suivez ces étapes:

  1. Sélectionnez le lien hypertexte que vous venez de créer.

  2. Appuyez sur Alt + F3 pour afficher la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction.

(Voir la figure 3.)

  1. Entrez un nom pour l’entrée Building Block, tel que C1.

  2. Cliquez sur OK pour créer réellement l’entrée.

Maintenant, lorsque vous souhaitez plus tard faire référence au commentaire d’origine, tapez le nom du bloc de construction et appuyez sur F3. Le lien hypertexte est automatiquement ajouté à votre document et vous pouvez continuer à modifier comme vous le feriez normalement.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (11794) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Using_Multiple_References_to_a_Single_Comment [Utilisation de plusieurs références à un seul commentaire].