Word établit une relation très étroite entre les documents et les modèles. Lorsqu’un document est créé, il est toujours basé sur un modèle.

De plus, vous pouvez joindre des modèles à des documents spécifiques pour modifier les styles et autres fonctionnalités disponibles pour ce document.

Lorsqu’un document est ouvert dans Word, le modèle attaché à ce document est également ouvert par le programme. Cela signifie que Word a un accès immédiat aux informations du modèle, mais il peut également présenter des problèmes dans un environnement en réseau. Il n’est pas rare que les modèles nécessaires à de nombreux travailleurs soient stockés sur un lecteur réseau. De cette façon, les utilisateurs peuvent accéder au modèle via le réseau.

Bien sûr, puisque Word ouvre le modèle lorsqu’un document qui utilise ce modèle est ouvert, cela signifie que le même modèle peut être ouvert – automatiquement – par de nombreux utilisateurs différents en même temps. Cela ne présente pas de réel problème pour Word, mais cela peut poser problème si vous êtes responsable de la gestion des mises à jour des modèles de l’entreprise. Vous ne pouvez pas ouvrir et modifier un modèle s’il est utilisé par quelqu’un d’autre qui a un document ouvert qui utilise ce modèle. Que faire?

Il s’agit d’un problème courant et se résume à un problème de gestion plus qu’à un problème technologique. Il n’y a aucun moyen pour un administrateur (la personne responsable des modèles) de forcer une « déconnexion » entre un document et un modèle. Cela signifie qu’il n’y a que deux façons de travailler sur les modèles que vous devez modifier.

Tout d’abord, vous pouvez dire à tout le monde de fermer ses documents et de quitter Word pendant que vous effectuez la mise à jour. Selon la taille de votre département, cela peut être possible. Si vous avez des centaines d’utilisateurs, cependant, cette approche devient moins réalisable, en particulier si quelqu’un peut être absent de son bureau avec un document toujours ouvert sur son système. (Vous devrez vous rendre à leur bureau et fermer manuellement le document vous-même.)

La deuxième solution possible est de conserver les doublons des modèles.

Ces doublons peuvent se trouver sur un lecteur local ou sur un lecteur réseau auquel vous seul avez accès. Les doublons doivent avoir des noms différents de ceux des modèles partagés. Par exemple, si vous avez un modèle partagé appelé BusLtr.dotm, vous pouvez avoir le doublon MasterBusLtr.dotm.

Les modèles en double signifient que vous pouvez charger et modifier les doublons, puis copier le modèle modifié par-dessus le modèle partagé à un moment où il n’est pas utilisé. Par exemple, vous pouvez arriver tôt le matin, avant que les ordinateurs ne soient utilisés, et copier le modèle en double dans le dossier partagé (en utilisant le nom du modèle partagé) afin que le modèle soit disponible pour utilisation par d’autres à mesure qu’ils commencent à arriver à le bureau.

Il existe une autre directive de gestion qui doit aller de pair avec les procédures décrites ci-dessus: Vous devez vous assurer que vos modèles partagés – ceux du lecteur réseau – se trouvent dans un dossier en lecture seule. De cette façon, les utilisateurs de votre réseau ne peuvent pas apporter de modifications, involontaires ou intentionnelles, aux modèles. En tant qu’administrateur des modèles, vous devriez avoir la possibilité d’écrire dans le dossier, mais pas les autres.

De cette façon, lorsque vous effectuez des mises à jour dans les copies des modèles, vous pouvez les déplacer vers le dossier partagé en lecture seule comme déjà décrit.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (8216) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Working_on_Shared_Templates [Travailler sur des modèles partagés].