In un ambiente aziendale, non è insolito utilizzare Excel per gestire i dati con cui è necessario lavorare ogni giorno. Ad esempio, puoi usare Excel per “crunch”

invoice dati, record di spedizione o qualsiasi numero di diversi tipi di dati. Quando si lavora con quei dati, potrebbe essere necessario estrarre diversi record in base a criteri particolari.

È qui che le funzionalità di filtro di Excel sono utili.

Considera lo scenario in cui hai diverse migliaia di ordini, che coprono i clienti in tutto il paese. Potresti voler estrarre gli ordini che appartengono ai clienti negli stati target, in modo da poterli elaborare prima. Puoi farlo utilizzando le funzionalità di filtro avanzate di Excel. (Per questi passaggi, supponi che i dati che desideri filtrare siano nelle colonne dalla A alla K.)

  1. Assicurati che ogni colonna del tuo elenco di dati abbia un’etichetta che descriva cosa c’è in quella colonna. Ad esempio, la colonna contenente lo stato di ogni cliente potrebbe avere “Stato” come etichetta.

  2. Nella cella N1, inserisci la parola “Stato”. Stai impostando una tabella dei criteri in questa colonna e questa etichetta informa Excel quale colonna desideri utilizzare nei criteri di corrispondenza. Rendi questa cella in grassetto e sottolineala, se lo desideri.

  3. Partendo dalla cella N2, inserisci gli stati che desideri estrarre dall’elenco dei dati principali. Immettere uno stato per cella nella colonna.

  4. Seleziona una cella da qualche parte all’interno delle colonne dalla A alla K, nei tuoi dati principali.

  5. Scegli Filtro dal menu Dati, quindi scegli Filtro avanzato. Excel visualizza la finestra di dialogo Filtro avanzato, con l’indirizzo della tabella dati originale già nella casella Intervallo elenco. (Vedi figura 1.)

  6. Assicurati che l’opzione Copia in un’altra posizione sia selezionata.

  7. Posiziona il puntatore di inserimento nella casella Intervallo criteri, quindi seleziona (sul foglio di lavoro) l’intervallo di celle nella colonna N che comprende l’elenco degli stati. Assicurati di includere la cella N1, che è l’etichetta.

  8. Posiziona il puntatore di inserimento nella casella Copia in, quindi seleziona una cella in cui desideri estrarre i record. È possibile selezionare una cella nello stesso foglio di lavoro o in un foglio di lavoro diverso.

  9. Se desideri escludere i record duplicati, assicurati che la casella di controllo Solo record univoci sia selezionata.

  10. Fare clic su OK.

Ecco fatto: Excel copia i record che hanno uno degli stati di destinazione in qualsiasi posizione specificata nel passaggio 8 e i dati originali rimangono invariati.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (2941) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Estrazione di record mirati da un elenco.