Moss ha creato un database Access dei suoi clienti e utilizza Excel per la fatturazione. Si chiede se esiste un modo per compilare i campi delle informazioni sui clienti in Excel invoice

automaticamente dal database di Access.

Ci sono alcuni modi in cui puoi affrontare questa attività e ogni metodo ha vantaggi e svantaggi. Un approccio relativamente semplice è (ovviamente) rinunciare del tutto a Excel e fare semplicemente tutto in Access. È possibile creare semplici fatture utilizzando moduli e quindi i dati non devono viaggiare tra i programmi.

Se si preferisce eseguire la fattura in Excel, è possibile creare un collegamento in Excel a una query in Access. Si crea una nuova query scegliendo Dati | Importa dati esterni | Nuova query sul database. Verrà avviata una procedura guidata che pone domande su ciò che si desidera importare. Selezionando il database, la tabella e la colonna di dati richiesti tramite le opzioni nella procedura guidata, Excel estrae tutti i record di Access nel foglio di lavoro e aggiornerà automaticamente (ripopolerà) le informazioni ogni volta che si apre la cartella di lavoro. È quindi possibile, all’interno di Excel, accedere alle informazioni importate utilizzando formule che utilizzano varie funzioni di ricerca.

Un altro approccio consiste nello sviluppare il proprio set di macro VBA per acquisire le informazioni dal database di Access. Non è un compito banale, in quanto implica saper accedere, tramite VBA, agli oggetti sia in Excel che in Access. Avrai anche bisogno di sapere come mettere insieme le istruzioni SQL per estrarre solo i dati che desideri dal database. L’aspetto positivo della creazione di macro è che forniscono la massima flessibilità possibile nell’acquisizione dei dati e nella loro manipolazione.

La creazione delle macro esatte di cui hai bisogno va oltre lo scopo di questo semplice suggerimento. Puoi trovare maggiori informazioni ottenendo alcuni buoni libri di programmazione VBA (assicurati di averne uno specifico per Access come uno dei libri). Possono essere utili anche i siti web disponibili sul sito Access MVP:

http://www.mvps.org/links.html#Access

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Questo suggerimento (11842) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a barra multifunzione di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Estrazione delle informazioni di accesso in Excel.