Moss ha creato un database Access dei suoi clienti e utilizza Excel per la fatturazione. Si chiede se esiste un modo per compilare i campi delle informazioni sui clienti in Excel invoice

automaticamente dal database di Access.

Ci sono alcuni modi in cui puoi affrontare questa attività e ogni metodo ha vantaggi e svantaggi. Un approccio relativamente semplice è (ovviamente) rinunciare del tutto a Excel e fare semplicemente tutto in Access. È possibile creare semplici fatture utilizzando moduli e quindi i dati non devono viaggiare tra i programmi.

Se si preferisce eseguire la fattura in Excel, è possibile creare un collegamento in Excel a una query in Access. Si crea una nuova query seguendo questi passaggi generali:

  1. Seleziona la cella A1 in un nuovo foglio di lavoro. (Non selezionare una cella sulla tua fattura.)

  2. Visualizza la scheda Dati della barra multifunzione.

  3. Fare clic sullo strumento Da accesso, nel gruppo Carica dati esterni. Excel visualizza la finestra di dialogo Seleziona origine dati. (Sembra molto simile a una finestra di dialogo Apri standard.)

  4. Utilizzare i controlli nella finestra di dialogo per trovare e selezionare il database di Access contenente le informazioni sui clienti.

  5. Fare clic su Apri. Excel visualizza la finestra di dialogo Seleziona tabella, a condizione che nel database di Access aperto sia presente più di una tabella.

  6. Seleziona il nome della tabella o della query che contiene i tuoi dati.

  7. Fare clic su OK. Excel visualizza la finestra di dialogo Importa dati.

  8. Utilizzare i controlli nella finestra di dialogo per specificare come e dove importare i dati.

  9. Fare clic su OK. Excel acquisisce i dati specificati e li inserisce nel foglio di lavoro.

Con i dati di accesso ora nel foglio di lavoro, è possibile accedere alle informazioni importate, dalla fattura, utilizzando formule che utilizzano varie funzioni di ricerca. Le informazioni importate vengono aggiornate ogni volta che si apre la cartella di lavoro.

Un altro approccio consiste nello sviluppare il proprio set di macro VBA per acquisire le informazioni dal database di Access. Non è un compito banale, in quanto implica saper accedere, tramite VBA, agli oggetti sia in Excel che in Access. Avrai anche bisogno di sapere come mettere insieme le istruzioni SQL per estrarre solo i dati che desideri dal database. L’aspetto positivo della creazione di macro è che forniscono la massima flessibilità possibile nell’acquisizione dei dati e nella loro manipolazione.

La creazione delle macro esatte di cui hai bisogno va oltre lo scopo di questo semplice suggerimento. Puoi trovare maggiori informazioni ottenendo alcuni buoni libri di programmazione VBA (assicurati di averne uno specifico per Access come uno dei libri). Possono essere utili anche i siti web disponibili sul sito Access MVP:

http://www.mvps.org/links.html#Access

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (11843) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Excel qui:

Estrazione delle informazioni di accesso in Excel.