In un ambiente di ufficio, non è raro caricare enormi elenchi di dati in Excel che sono stati generati da programmi diversi da Excel.

È quindi possibile utilizzare Excel per massaggiare e analizzare i dati in base alle proprie esigenze.

Un’attività comune è ordinare l’elenco dei dati. Se si ordina l’elenco e poi si scopre che l’ordinamento non era corretto, ciò può essere molto sconcertante. Ci sono tre possibili ragioni per cui un elenco non viene ordinato correttamente.

Innanzitutto, l’elenco potrebbe includere righe o colonne vuote. In tal caso, è possibile ordinare correttamente l’elenco solo selezionando l’intero elenco prima di eseguire l’ordinamento. Quando ti affidi a Excel per selezionare automaticamente l’elenco, si ferma su righe e colonne vuote, il che ovviamente influisce sull’ordinamento.

In secondo luogo, l’elenco potrebbe essere così grande che non hai memoria sufficiente per eseguire un ordinamento completo dei tuoi dati. L’unica soluzione per questo è ordinare l’elenco su una macchina diversa o aggiungere più memoria al computer.

Terzo, l’elenco potrebbe contenere numeri formattati come testo. Il file originale conteneva caratteri che Excel non può analizzare come numeri (come un segno meno a destra di un numero) oppure il filtro di importazione di Excel ha appena deciso di interpretare erroneamente i dati che stava leggendo.

In realtà, è questa terza possibilità la più probabile quando si importano informazioni in Excel. Supponiamo che tu ordini un elenco in base a una particolare colonna e che l’elenco sembri “ricominciare da capo” nel mezzo. Ad esempio, ordina da 1 a 1000, quindi ricomincia da 1. Questo è un dato di fatto che il secondo insieme di valori (il secondo intervallo da 1 a 1000) è costituito da celle formattate come testo anziché come numeri. Perché? Perché il testo è sempre ordinato per apparire dopo i numeri normali. Per convertire i valori di testo in numeri, prova questi passaggi:

  1. In una cella vuota, inserisci il numero 1.

  2. Seleziona la cella e premi Ctrl + C. Ciò copia la cella negli Appunti.

  3. Seleziona le celle che ritieni contengano numeri formattati come testo.

  4. Scegli Incolla speciale dal menu Modifica. Excel visualizza la finestra di dialogo Incolla speciale. (Vedi figura 1.)

  5. Assicurati che il pulsante di opzione Moltiplica sia selezionato.

  6. Fare clic su OK.

  7. Elimina la cella che hai creato nel passaggio 1.

Al termine, tutti i numeri formattati come testo vengono convertiti nei loro equivalenti numerici. Puoi quindi provare a ricorrere all’elenco dei dati.

Si noti che i passaggi precedenti non funzioneranno se i valori formattati di testo importati in Excel contengono testo, diverso da uno spazio.

Alcuni programmi aggiungono il carattere ASCII 160. Questo carattere è talvolta chiamato “spazio appiccicoso”. Sembra uno spazio, ma non si comporta come tale. Il testo estraneo deve essere rimosso prima di poter trasformare il testo in numeri. Puoi, ovviamente, utilizzare la funzione Trova e sostituisci di Excel per eliminare eventuali caratteri non numerici in un intervallo di celle.

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Questo suggerimento (2922) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003.