Word include una funzionalità di stampa unione molto potente. Per sfruttare questa funzionalità, è necessario creare un documento principale. Questo documento è il “modello” o “boilerplate” per il documento finito.

Include tutto ciò di cui Word ha bisogno per creare il documento finito, inclusi i segnaposto per i dati che Word estrae da un file di dati.

Tuttavia, un documento di stampa unione non è completo finché non si è specificato anche un file di dati che si desidera associare al documento principale.

Il modo esatto in cui lo fai dipende dalla versione di Word che stai utilizzando.

Per creare il documento di stampa unione principale e allegarvi un’origine dati quando si utilizza Word 2002 o Word 2003, attenersi alla seguente procedura:

  1. Se desideri utilizzare un documento esistente come base per la stampa unione, carica quel documento dal disco.

  2. Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa guidata in serie dal sottomenu risultante. Word visualizza il riquadro attività Stampa unione sul lato destro dello schermo.

  3. Dall’elenco dei tipi di documento disponibili fornito nel riquadro delle attività, selezionare quello che più si avvicina al tipo di documento che si desidera creare. Nella maggior parte dei casi sceglierai Lettera, ma puoi anche scegliere una qualsiasi delle altre opzioni.

  4. Nella parte inferiore del riquadro delle attività, fare clic su Avanti: avvio del documento. Il passaggio successivo della procedura guidata viene visualizzato nel riquadro delle attività.

  5. Specificare cosa si desidera utilizzare quando si avvia il documento per la stampa unione. Se hai un documento aperto (come quello menzionato nel passaggio 1), dovresti scegliere Usa il documento corrente. Puoi scegliere una delle altre opzioni (Inizia da un modello e Inizia da un documento esistente) se sono più appropriate per ciò che stai facendo.

  6. Nella parte inferiore del riquadro delle attività, fare clic su Avanti: Seleziona destinatari. Il passaggio successivo della procedura guidata viene visualizzato nel riquadro delle attività.

  7. Specificare da dove si desidera che provengano i dati di unione. Se hai già l’elenco in un file su disco di qualsiasi tipo, scegli il valore predefinito Usa un elenco esistente. Puoi anche scegliere Seleziona dai contatti di Outlook o Digita un nuovo elenco.

  8. Nella parte inferiore del riquadro delle attività, fare clic su Avanti: scrivi la tua lettera. Se si sceglie Usa un elenco esistente nel passaggio precedente, Word visualizza la finestra di dialogo Seleziona origine dati. Questa finestra di dialogo è molto simile a una finestra di dialogo Apri standard.

  9. Utilizzando i controlli nella finestra di dialogo Seleziona origine dati, individuare il file che si desidera utilizzare per l’origine dati, quindi fare clic su Apri. Word visualizza la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.

  10. Utilizzare la finestra di dialogo Destinatari stampa unione per modificare i record da utilizzare nell’unione e per modificare l’ordine in cui vengono uniti i record. Al termine, fare clic su OK. Le informazioni nel riquadro delle attività vengono aggiornate per riflettere le scelte relative all’origine dati.

  11. Nella parte inferiore del riquadro delle attività, fare clic su Avanti: scrivi la tua lettera. (Sì, questa è la stessa cosa su cui hai cliccato nel passaggio 8. Vai a capire.)

Se stai utilizzando una versione precedente di Word (Word 97 o Word 2000), i passaggi sono leggermente diversi:

  1. Se desideri utilizzare un documento esistente come base per la stampa unione, carica quel documento dal disco.

  2. Scegli l’opzione Stampa unione dal menu Strumenti. Word visualizza la finestra di dialogo Assistente stampa unione.

  3. Fare clic sul pulsante Crea nel passaggio 1, Documento principale. Word visualizza un menu di tipi di documenti che puoi creare.

  4. Utilizzando il menu a discesa, scegli il tipo di documento che desideri. Nella maggior parte dei casi sceglierai Lettera modulo, ma puoi anche scegliere qualsiasi altra delle altre opzioni (Etichette postali, Buste o Catalogo).

  5. Se hai un documento aperto (come quello menzionato nel passaggio 1), Word ti chiede se vuoi usare quel documento o se vuoi creare un nuovo documento principale. Fare clic sul pulsante appropriato per ciò che si sta facendo. Word aggiorna la finestra di dialogo Assistente stampa unione per riflettere la tua scelta.

  6. Nella finestra di dialogo Assistente stampa unione, fare clic sul pulsante Ottieni dati nel passaggio 2, Origine dati. Word visualizza un menu di fonti che puoi usare per i tuoi dati.

  7. Se si dispone di un’origine dati esistente, come un documento di Word, un database o un foglio di calcolo, fare clic con il mouse su Apri origine dati. Altrimenti, seleziona una delle altre opzioni che riflettono il modo in cui desideri ottenere i tuoi dati.

  8. Se hai selezionato Apri origine dati nel passaggio 7, viene visualizzata una finestra di dialogo Apri origine dati. Utilizza i controlli nella finestra di dialogo per individuare il file che desideri utilizzare per l’origine dati. Quando hai fatto questo, clicca su Apri.

  9. Word ti informa che devi modificare il documento principale perché non è stato in grado di individuare alcun campo di unione in esso. Fare clic sul pulsante Modifica documento principale.

A questo punto, sei pronto per modificare o digitare il tuo documento principale. Includerai campi di unione nel documento che indicano dove desideri che vengano visualizzati i dati dal tuo file di dati.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (84) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Beginning a Mail Merge.