La funzionalità Rileva modifiche di Word è molto utile quando si desidera tenere traccia di chi apporta le modifiche a un documento. La funzione semplifica la visualizzazione delle modifiche, insieme al nome della persona che ha apportato la modifica.

In alcune situazioni di ufficio, potresti volere che le modifiche vengano apportate da più persone, ma che tali modifiche vengano visualizzate nel documento come se fossero state eseguite da una sola persona. Ad esempio, il tuo capo potrebbe apportare alcune modifiche a un documento e quindi consegnare una copia contrassegnata del documento stampato a un assistente per inserire ulteriori modifiche. Invece di far apparire queste altre modifiche come se fossero state eseguite dall’assistente, probabilmente vorresti che fossero mostrate come eseguite dal capo. (Questo ha senso: erano i cambiamenti del capo all’inizio; qualcun altro li ha appena inseriti.)

Ci sono un paio di modi in cui questo può essere fatto in Word. Il modo più ovvio sarebbe che l’assistente effettui le modifiche utilizzando il computer del capo. Ciò potrebbe non essere pratico, tuttavia, poiché il capo potrebbe non volere che il suo computer venga utilizzato da nessun altro, o il computer del capo potrebbe essere un portatile che viaggia con il capo.

Questo porta a un altro approccio: fingere di essere il capo. Quando la funzionalità Rileva modifiche è attivata in Word, memorizza un nome utente con ogni modifica apportata in un documento. Questo nome è preso dal nome e dalle iniziali che hai impostato in Word. (Puoi farlo nella scheda Informazioni utente della finestra di dialogo Opzioni.)

Se vuoi fingere di essere il capo, in modo che le tue modifiche vengano visualizzate come modifiche del capo, cambia semplicemente il nome e le iniziali in modo che corrispondano a ciò che è sul sistema del capo. Le informazioni devono corrispondere esattamente, altrimenti Word considererà comunque le tue modifiche diverse dalle modifiche originali del capo.

Un modo utile per assicurarti di ottenere tutto lo stesso è seguire questi passaggi sul computer del capo:

  1. Scegli Opzioni dal menu Strumenti. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni.

  2. Assicurati che la scheda Informazioni utente sia selezionata. (Vedi figura 1.)

  3. Premi Alt + Stampa schermo. Ciò copia un’immagine della finestra di dialogo negli Appunti.

  4. Crea un nuovo documento vuoto.

  5. Premi Ctrl + V. Dovresti vedere l’immagine della finestra di dialogo nel documento.

  6. Stampa il documento.

Ora hai una copia cartacea di come appaiono le informazioni dell’utente del capo, il che significa che puoi abbinarle esattamente all’interno del tuo sistema.

Una cosa di cui dovresti essere consapevole è che le informazioni nella scheda Informazioni utente non vengono utilizzate solo per le revisioni. Viene utilizzato anche in altri luoghi. Ad esempio, appare nelle proprietà del file associate a un file, così come quando inserisci commenti. Mostra anche come risultati per vari codici di campo. Quindi, è una buona idea cambiare la scheda Informazioni utente solo quando lavorerai sul documento del capo, e poi cambiarla di nuovo con le tue informazioni non appena hai finito con il documento. Se è necessario eseguire questa operazione regolarmente, è possibile registrare il processo in una macro che è possibile riprodurre in seguito per apportare automaticamente la modifica.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (3800) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Consolidating Changes under a Single User.