Un modo comune per proteggere i documenti è impostare le opzioni di condivisione disponibili quando si salva il documento. Ad esempio, puoi scegliere Strumenti | Opzioni | Salvare e quindi compilare passwords nella parte inferiore della finestra di dialogo. Una password viene utilizzata per aprire il documento e l’altra viene utilizzata se si desidera vietare le modifiche al documento.

Lo svantaggio di queste opzioni di password è che all’utente viene presentata una finestra di dialogo che richiede una password quando tenta di aprire il documento. La differenza tra le due password è che se si richiede una password per l’apertura, l’utente non sarà nemmeno in grado di aprire il documento senza di essa. Se è necessaria una password per modificare il documento, l’utente può aprire una copia di sola lettura del documento, anche se non dispone della password.

E se non intendi mai fornire la password agli utenti? In tal caso, chiedere una password sembra una perdita di tempo. Invece, sarebbe bello che gli utenti potessero saltare la finestra di dialogo e aprire semplicemente una copia di sola lettura del documento. In questo caso, ci sono tre modi per implementare una soluzione.

La prima (e più semplice) soluzione è rendere il file del documento di sola lettura. In Windows (non in Word), fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento e scegli l’opzione Proprietà. Nella finestra di dialogo risultante è possibile modificare l’attributo di sola lettura per il file. Se lo contrassegni come di sola lettura, nessuno può modificare il documento; sarà automaticamente di sola lettura quando viene aperto in Word. Ovviamente, nulla impedisce a qualcun altro di seguire questi stessi passaggi e di cancellare l’attributo di sola lettura in modo che possa cambiare il file originale.

Il secondo approccio è sfruttare le impostazioni di rete, se si dispone di una rete. Parla con il tuo amministratore di sistema e chiedigli di creare una cartella in cui puoi scrivere, ma da cui gli altri possono solo leggere. In questo modo non possono modificare il documento originale, ma tu puoi.

Il terzo approccio consiste nel proteggere il documento in modo diverso. Quando si sceglie Proteggi documento dal menu Strumenti, Word visualizza la finestra di dialogo Proteggi documento o il riquadro attività Proteggi documento, a seconda della versione di Word. Questo tipo di protezione viene spesso utilizzato durante la creazione di moduli, ma è applicabile anche a documenti generali.

Nella finestra di dialogo Proteggi documento, assicurati che l’opzione Moduli sia selezionata, quindi fornisci una password. Quando il documento viene caricato in un momento successivo, all’utente non viene richiesta una password. L’utente inoltre non sarà in grado di fare altre cose, come selezionare il testo e copiarlo.

L’utente, tuttavia, potrà visualizzare e stampare il documento, se lo desidera.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1654) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Documenti di sola lettura senza password.