Un modo comune per proteggere i documenti è impostare le opzioni di condivisione disponibili quando si salva il documento. Ad esempio, quando salvi il documento in Word 2007 puoi scegliere Strumenti | Opzioni generali, quindi inserisci passwords nella finestra di dialogo. (Una password viene utilizzata per aprire il documento e l’altra viene utilizzata se si desidera vietare le modifiche al documento.) Se si utilizza Word 2010 o una versione successiva di Word, scegliere File | Info | Proteggi documento. Quindi scegli Crittografa con password per richiedere all’utente di inserire una password per aprire il file. Puoi limitare i tipi di modifiche che possono essere apportate al documento se scegli Limita modifica.

Lo svantaggio di questi approcci basati su password è che all’utente, quando tenta di aprire il documento, viene presentata una finestra di dialogo che richiede una password. La differenza tra le due password è che se si richiede una password per l’apertura, l’utente non sarà nemmeno in grado di aprire il documento senza di essa. Se è necessaria una password per modificare il documento, l’utente può aprire una copia di sola lettura del documento, anche se non dispone della password.

E se non intendi mai fornire la password agli utenti? In tal caso, chiedere una password sembra una perdita di tempo. Invece, sarebbe bello che gli utenti potessero saltare la finestra di dialogo e aprire semplicemente una copia di sola lettura del documento. Esistono tre modi per implementare una soluzione in questo scenario.

La prima (e più semplice) soluzione è rendere il file del documento di sola lettura. In Windows (non in Word), fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento e scegli l’opzione Proprietà. Nella finestra di dialogo risultante è possibile modificare l’attributo di sola lettura per il file. Se lo contrassegni come di sola lettura, nessuno può modificare il documento; sarà automaticamente di sola lettura quando viene aperto in Word. Ovviamente, nulla impedisce a qualcun altro di seguire questi stessi passaggi e di cancellare l’attributo di sola lettura in modo che possa cambiare il file originale.

Il secondo approccio è sfruttare le impostazioni di rete, se si dispone di una rete. Parla con il tuo amministratore di sistema e chiedigli di creare una cartella in cui puoi scrivere, ma da cui gli altri possono solo leggere. In questo modo non possono modificare il documento originale, ma tu puoi.

Il terzo approccio consiste nel proteggere il documento in modo diverso. Se si utilizza Word 2007, quando si fa clic sullo strumento Proteggi documento (nella scheda Revisione della barra multifunzione), Word visualizza il riquadro attività Proteggi documento. Questo tipo di protezione viene spesso utilizzato durante la creazione di moduli, ma è applicabile anche a documenti generali.

Nel riquadro attività Proteggi documento, selezionare la casella di controllo in Restrizioni di modifica, utilizzare l’elenco a discesa per scegliere Compilazione moduli, fare clic su “Sì, avvia l’applicazione della protezione” e quindi fornire una password.

Se utilizzi Word 2010 o una versione successiva, la procedura sopra elencata è leggermente diversa. Fare clic sullo strumento Limita modifica nel gruppo Proteggi della scheda Revisione della barra multifunzione. Word visualizza un elenco di tre opzioni di formattazione e modifica delle limitazioni. In Restrizioni alla modifica usa “Consenti solo questo tipo di modifica nel documento”

casella di controllo e scegliere Nessuna modifica (sola lettura) dall’elenco a discesa, fare clic su “Sì, avvia l’applicazione della protezione”, quindi fornire una password.

Quando il documento viene caricato in un momento successivo, all’utente non viene richiesta una password. L’utente inoltre non sarà in grado di fare altre cose, come selezionare il testo e copiarlo. L’utente, tuttavia, potrà visualizzare e stampare il documento, se lo desidera.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (11257) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per vecchia interfaccia del menu di Word qui:

Documenti di sola lettura senza password.