Rob ha sviluppato un documento che contiene una tabella di Word che viene utilizzata come modulo per la gestione di un progetto. Due celle nella tabella contengono elenchi a discesa di alternative utilizzando una voce di glossario. Sulla macchina di Rob gli elenchi a discesa funzionano perfettamente. Quando trasferisce il documento su un’unità di rete in modo che sia accessibile ad altri nel suo ufficio, l’elenco a discesa non è più disponibile. Rob vorrebbe che questo funzionasse dalle macchine degli altri e si chiede quale sia il trucco.

Il trucco sta nel capire che le voci di glossario non vengono memorizzate nei documenti; sono archiviati in modelli. Il modello predefinito in cui sono archiviati è il modello Normal.dot. Poiché questo modello è disponibile solo sulla macchina, le voci di glossario richieste per il modulo sono disponibili solo sulla macchina e non sulle macchine degli altri.

La soluzione, quindi, è creare un nuovo modello che verrà utilizzato insieme al documento del modulo. Memorizza questo modello sull’unità di rete e assicurati che il documento del modulo abbia questo modello allegato (usa Strumenti | Modelli e componenti aggiuntivi). Quindi, quando si salvano le voci di glossario necessarie per il modulo, salvarle nel modello speciale.

Ci sono buone probabilità che quando crei le voci di glossario, dovrai cambiare il modo in cui lo fai. Se sei abituato a scegliere Inserisci | Testo automatico | Nuovo (o premendo Alt + F3) per definire la voce, non sarai più in grado di farlo. Ciò è perché la finestra di dialogo Crea glossario risultante non consente di specificare dove si desidera salvare la voce di glossario; lo salva sempre in Normal.dot.

Scegli invece Inserisci | Testo automatico | Glossario per creare le nuove voci di glossario. Ciò visualizza la scheda Glossario della finestra di dialogo Correzione automatica.

È possibile definire facilmente le voci qui immettendo un nome e quindi, utilizzando l’elenco a discesa Cerca, specificare il modello speciale allegato al documento. Quando si fa clic su Aggiungi, la voce viene salvata in quel modello invece che in Normal.dot.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (298) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Memorizzare le voci dei blocchi predefiniti con un documento.