I caratteri che utilizzi in un documento determinano esattamente l’aspetto del documento quando viene visualizzato o stampato. Se condividi i tuoi documenti con altri, assicurati che abbiano gli stessi caratteri che hai usato nel documento. In caso contrario, potrebbe non essere in grado di leggere le informazioni inviate.

Perchè è questo? Se si utilizza un particolare tipo di carattere in un documento, quindi si invia quel documento a un’altra persona che non dispone di quel tipo di carattere nel proprio sistema, Word cerca di capire quale tipo di carattere può utilizzare come sostituto del carattere utilizzato. In alcuni casi, i risultati sono un pasticcio illeggibile con i simboli che vengono sostituiti dai caratteri e viceversa. Anche se il carattere sostituito risulta in un documento leggibile, la formattazione precisa potrebbe non essere più applicabile poiché Word utilizza le larghezze dei caratteri e il ridimensionamento del tipo di carattere sostituito, non l’originale. Pertanto, il testo scorrerà in modo diverso sul sistema di destinazione e le righe o le pagine non si interromperanno nello stesso punto originariamente previsto.

Word fornisce una potenziale soluzione a questo pasticcio: puoi incorporare i caratteri in un documento. Word ti consente di incorporare i caratteri nel tuo documento, con un paio di avvertimenti. Prima di tutto, i caratteri devono essere caratteri TrueType e, secondo, devono essere disponibili per l’incorporamento. Capire se un font è TrueType è abbastanza facile: puoi dare un’occhiata alla cartella Font di Windows per capirlo, oppure puoi semplicemente cercare il TT rivelatore accanto al nome del font nell’elenco a discesa Font di Word.

Capire se un font è incorporabile è un altro problema. Quando un font viene creato, dal designer, può essere impostato su uno dei quattro livelli di compatibilità di incorporamento:

Completamente incorporabili. * Questi verranno incorporati nel documento e si installeranno da soli sul sistema di destinazione se non esistono già lì.

Incorporamento modificabile. * Il documento è modificabile nel carattere incorporato, ma non verrà installato in modo permanente sul sistema di destinazione.

Solo stampa e anteprima. * Il documento verrà stampato con il font corretto sul sistema di destinazione, ma non è modificabile e il font non verrà installato.

Non incorporabile. * Il carattere rimane nel sistema originale e non può essere incorporato in un documento.

Word rispetta i desideri del font designer, secondo le possibili impostazioni mostrate qui. Se un designer contrassegna un carattere come “non incorporabile”, non è possibile incorporarlo in un documento. Più precisamente, puoi indicare a Word di incorporare i caratteri TrueType, ma Word ignora le tue istruzioni quando si tratta del carattere contrassegnato come non incorporabile.

Quindi come fai a scoprire se un font è incorporabile? Se utilizzi Windows 7 o Windows 8, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sul file del carattere, scegliere Proprietà, quindi visualizzare la scheda Dettagli della finestra di dialogo. Dovresti essere in grado di trovare in quella scheda un campo Incorporabilità che mostra come (e se) il carattere può essere incorporato.

Se stai usando Windows XP non c’è modo di visualizzare le informazioni senza uno strumento speciale che leggerà il carattere, esaminerà le istruzioni del designer a questo proposito e poi ti informerà di loro. Tale strumento è disponibile gratuitamente da Microsoft; puoi scaricarlo dal seguente indirizzo:

http://www.microsoft.com/typography/TrueTypeProperty21.mspx

Lo strumento aggiorna Windows in modo da visualizzare più informazioni quando fai clic con il pulsante destro del mouse su un file di carattere e scegli Proprietà. Una delle schede visualizzate nella finestra di dialogo risultante contiene informazioni su come un carattere può essere incorporato in un documento di Word.

Se un carattere non è incorporabile, devi prendere una decisione: se utilizzare il carattere o meno. Se lo usi, il documento verrà visualizzato correttamente solo sui sistemi in cui il carattere è realmente installato. Se non lo usi, dovrai trovare un carattere diverso che soddisfi le tue esigenze di progettazione e condivisione.

Una volta che sai che un tipo di carattere può essere incorporato in un documento, devi indicare a Word di eseguire l’incorporamento effettivo. Puoi farlo seguendo questi passaggi:

  1. Visualizza la finestra di dialogo Opzioni di Word. (In Word 2007 fare clic sul pulsante Office e quindi su Opzioni di Word. In Word 2010 e Word 2013 visualizzare la scheda File della barra multifunzione e quindi fare clic su Opzioni.)

  2. A sinistra della finestra di dialogo fare clic su Salva. (Vedi figura 1.)

  3. Assicurati che la casella di controllo Incorpora caratteri nel file sia selezionata.

  4. Se si utilizzerà un numero ridotto di caratteri in un particolare tipo di carattere, selezionare la casella di controllo Incorpora solo i caratteri utilizzati nel documento. Fare clic su OK.

  5. Lavora con i tuoi documenti normalmente.

Dovresti sapere che quando incorpori un carattere, la dimensione del tuo documento può essere notevolmente aumentata. Se non scegli la casella di controllo nel passaggio 4, Word incorpora l’intero carattere. In entrambi i casi (carattere completo o solo caratteri), la dimensione del documento viene aumentata dalla dimensione del carattere incorporato, oltre a un sovraccarico richiesto da Word.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (6073) si applica a Microsoft Word 2007, 2010 e 2013.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Word qui:

Incorporamento di caratteri in un documento.