Se lavori in un’azienda in cui devi numerare in sequenza gli elementi, potresti chiederti se esiste un modo in cui puoi utilizzare Word per creare le etichette per te. Word offre molti modi per implementare un tipo di numerazione nei documenti. Ad esempio, puoi utilizzare campi diversi per la numerazione o utilizzare elenchi numerati, la funzione di sottotitoli oppure puoi utilizzare l’unione di posta. Sebbene tutte queste funzioni (e altre) utilizzino un certo tipo di numerazione, non sono tutte adatte alla creazione di etichette.

Forse il modo più semplice per impostare etichette con numeri sequenziali è utilizzare la funzionalità Buste ed etichette di Word insieme al campo SEQ. Segui semplicemente questi passaggi:

  1. Visualizza la scheda Lettere della barra multifunzione.

  2. Fare clic sullo strumento Etichette, nel gruppo Crea. Word visualizza la scheda Etichette della finestra di dialogo Buste ed etichette. (Vedi figura 1.)

  3. Cancella tutto ciò che si trova nella casella Indirizzo; dovrebbe essere vuoto.

  4. Assicurati che sia selezionata la pagina intera della stessa etichetta (nell’area di stampa).

  5. Fare clic nell’area Etichetta se è necessario modificare lo stock di etichette che si sta utilizzando.

  6. Fare clic sul pulsante Nuovo documento. Word crea un foglio di etichette vuote.

Queste etichette non sono altro che una tabella di Word, con ogni cella della tabella che è una delle etichette che stamperai.

  1. Nell’etichetta in alto a sinistra, digita la parola Esposizione, seguita da uno spazio.

  2. Premi Ctrl + F9. Word inserisce una coppia di parentesi graffe di campo nell’etichetta.

  3. Digita SEQ e uno spazio.

  4. Digita un nome per questa sequenza di numeri, ad esempio “mostra” (senza virgolette). (Vedi figura 2.)

  5. Premi F9. Il campo è compresso e nell’etichetta viene visualizzato un numero.

  6. Formatta il contenuto di questa prima etichetta come preferisci: grassetto, corsivo, colore diverso, ecc.

  7. Copia la prima etichetta selezionando tutto il testo nella cella della tabella e premendo Ctrl + C. (Il testo nella cella della tabella è costituito da tutto ciò che hai digitato al passaggio 7 e dal campo che hai creato nei passaggi 8-11.)

  8. Posiziona il punto di inserimento in ciascuna delle altre etichette nella prima riga, a turno, e premi Ctrl + V. Ora dovresti avere una riga completa delle etichette. (Vedi figura 3.)

  9. Seleziona le altre righe di etichette vuote ed eliminale. (Ricorda: stai lavorando in una tabella, quindi seleziona le righe vuote e usa lo strumento Elimina nella scheda Layout tabella della barra multifunzione.)

  10. Seleziona l’intera prima riga di etichette e premi Ctrl + C.

  11. Premere la freccia destra, che dovrebbe posizionare il punto di inserimento immediatamente dopo (sotto) la prima riga di etichette.

  12. Premi Ctrl + V per incollare una nuova riga di etichette. Ora dovresti avere due righe di etichette, formattate correttamente. (Non preoccuparti ancora che hanno gli stessi numeri.)

  13. Premi Ctrl + V per ogni riga aggiuntiva di etichette che desideri. Desideri un numero sufficiente di righe di etichette per soddisfare tutte le tue esigenze. Pertanto, se hai bisogno di un totale di 125 etichette e puoi ottenere 3 etichette per riga, dovresti finire con 42 righe di etichette.

  14. Premi Ctrl + A per selezionare tutto nel documento.

  15. Premi F9. Questo aggiorna tutti i campi in ciò che hai selezionato. Tutta la tua numerazione dovrebbe ora essere corretta.

Se è necessario che le etichette abbiano zeri iniziali nella numerazione, è possibile sostituire i passaggi 9 e 10 con tutto ciò che è necessario per digitare quanto segue. (Io uso il nome della sequenza “mostra” qui, come è fatto nei passaggi principali; puoi usare un nome di sequenza diverso, se lo desideri.)

SEQ exhibit \# "00000"

Tutto questo viene digitato all’interno del campo creato nel passaggio 8 e quindi compresso nel numero finale nel passaggio 11. Il risultato è un numero lungo cinque cifre, riempito davanti con zeri iniziali, se necessario.

Nota che il passaggio 19 ti dice di incollare tutte le righe che desideri. Questo non è solo per la singola pagina: se continui a premere Ctrl + V, la tua tabella (ecco cosa sono le etichette: una tabella) si estenderà a più pagine senza problemi. L’idea è di continuare a incollare finché non hai tante righe quante necessarie per il numero di etichette che desideri.

Nota che i passaggi precedenti funzionano alla grande se è necessario che la sequenza di etichette inizi con 1. Se è necessario che inizino con un numero diverso (ad esempio, 57), i passaggi sono leggermente diversi:

  1. Visualizza la scheda Lettere della barra multifunzione.

  2. Fare clic sullo strumento Etichette, nel gruppo Crea. Word visualizza la scheda Etichette della finestra di dialogo Buste ed etichette.

  3. Cancella tutto ciò che si trova nella casella Indirizzo; dovrebbe essere vuoto.

  4. Assicurati che la pagina intera della stessa etichetta (nell’area di stampa) sia selezionata.

  5. Fare clic nell’area Etichetta se è necessario modificare lo stock di etichette che si sta utilizzando.

  6. Fare clic sul pulsante Nuovo documento. Word crea un foglio di etichette vuote.

Queste etichette non sono altro che una tabella di Word, con ogni cella della tabella che è una delle etichette che stamperai.

  1. Nell’etichetta in alto a sinistra, digita la parola Esposizione, seguita da uno spazio.

  2. Premi Ctrl + F9. Word inserisce una coppia di parentesi graffe di campo nell’etichetta.

  3. Digita SEQ e uno spazio.

  4. Digita un nome per questa sequenza di numeri, ad esempio “mostra” (senza virgolette), seguito da uno spazio.

  5. Digita \ r 57.

  6. Premi F9. Il campo è compresso e il numero 57 appare nell’etichetta.

  7. Formatta il contenuto di questa prima etichetta come preferisci: grassetto, corsivo, colore diverso, ecc.

  8. Posiziona il punto di inserimento nell’etichetta appena a destra dell’etichetta appena completata.

  9. Digita la parola Mostra, seguita da uno spazio.

  10. Premi Ctrl + F9. Word inserisce una coppia di parentesi graffe di campo nell’etichetta.

  11. Digita SEQ e uno spazio.

  12. Digita un nome per questa sequenza di numeri, ad esempio “mostra” (senza virgolette). Dovrebbe essere lo stesso nome che hai inserito nel passaggio 10.

  13. Premi F9. Il campo è compresso e nell’etichetta viene visualizzato un numero. (Non importa quale sia il numero a questo punto.)

  14. Formatta il contenuto di questa seconda etichetta come preferisci: grassetto, corsivo, colore diverso, ecc.

  15. Copia la seconda etichetta selezionando tutto il testo nella cella della tabella e premendo Ctrl + C. (Il testo nella cella della tabella è composto da tutto ciò che hai digitato al passaggio 15 e dal campo che hai creato nei passaggi 16-20.)

  16. Posiziona il punto di inserimento in ciascuna delle altre etichette nella prima riga, a turno, e premi Ctrl + V. Ora dovresti avere una riga completa delle etichette.

  17. Seleziona le altre righe di etichette vuote ed eliminale. (Ricorda: stai lavorando in una tabella, quindi elimina tutte le righe della tabella tranne la prima.)

  18. Seleziona l’intera prima riga di etichette e premi Ctrl + C.

  19. Premere la freccia destra, che dovrebbe posizionare il punto di inserimento immediatamente dopo (sotto) la prima riga di etichette.

  20. Premi Ctrl + V per incollare una nuova riga di etichette. Ora dovresti avere due righe di etichette, formattate correttamente. (Non preoccuparti ancora che hanno gli stessi numeri.)

  21. Premi Ctrl + V per ogni riga aggiuntiva di etichette che desideri. Desideri un numero sufficiente di righe di etichette per soddisfare tutte le tue esigenze. Pertanto, se hai bisogno di un totale di 125 etichette e puoi ottenere 3 etichette per riga, dovresti finire con 42 righe di etichette.

  22. Premi Ctrl + A per selezionare tutto nel documento.

  23. Premi F9. Questo aggiorna tutti i campi in ciò che hai selezionato. Tutta la tua numerazione dovrebbe ora essere corretta.

Ci sono due grandi differenze tra questa serie di passaggi e quella precedente. Innanzitutto, stai creando due etichette invece di una. In secondo luogo, il campo nella prima etichetta include l’opzione \ r (passaggio 11) per impostare il numero di sequenza iniziale.

Se preferisci non utilizzare il campo SEQ per creare le etichette, puoi anche crearle facendo una stampa unione. Concettualmente, devi solo fare quanto segue:

  1. Crea un foglio di lavoro Excel contenente tutti i numeri di cui hai bisogno.

Ad esempio, se hai bisogno di 175 etichette, inserirai un titolo nella cella A1 (come “Numero”) e i 175 numeri necessari nelle celle da A2 a A176. Assicurati di salvare la cartella di lavoro.

  1. Visualizza la scheda Lettere della barra multifunzione.

  2. Utilizzare gli strumenti nel gruppo Avvia stampa unione per creare un nuovo documento composto da etichette e specificando l’origine dati (il foglio di lavoro creato nel passaggio 1).

  3. Creare l’etichetta di esempio in modo che abbia la parola Esibizione seguita da un campo di unione che rappresenta il numero estratto dal foglio di lavoro di Excel. Assicurati che il contenuto dell’etichetta sia formattato nel modo in cui ti serve.

  4. Unisci le informazioni in un nuovo documento. Ora dovresti avere un documento che contiene tutte le tue etichette e puoi stamparle come desideri.

Naturalmente, sono disponibili soluzioni di terze parti per la creazione di etichette numerate in sequenza. Uno di questi prodotti è Bates Labels (https://bateslabels.com/). Questo prodotto consente di creare facilmente tutte le etichette necessarie per uno scopo specifico.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (8694) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per vecchia interfaccia del menu di Word qui:

Sequentially Numbered Labels.