紙のファイリングに慣れている場合は、コンピューターのファイリングに切り替えるのが少し難しいかもしれません。最初に知っておくべきことは、通信を物理的に処理できなくなったことです。物理的な文書やファイリングキャビネットはありません！電子的に行うことに慣れたら、物理的なファイリングに戻りたくないでしょう。

どこから始めるか。*コンピューターのさまざまな場所にフォルダーが作成されないようにするために、Windowsは、ユーザーのファイリングキャビネットとして、マイドキュメントまたは単にドキュメントを提供しています。デスクトップまたはスタートメニューのショートカットを使用すると、すべてのフォルダとファイルにすぐにアクセスできます。

フォルダに名前を付ける。*新しいフォルダを作成する前に、よく考えて計画を立ててください。すべての主要なトピックのリストを作成します。トレーニング、会議、プロジェクト、人員。できるだけ具体的かつ説明的にしてください。あなたがオフィスにいないときに、他の誰かがそれらのファイルにアクセスする必要があるとき、彼らはあなたのすべての巧妙なコードが何を意味するのかを理解するのに何時間も費やしたくありません。

個人ファイルをビジネスから分離します。*個人フォルダをビジネスファイルと混在させないでください。個人用フォルダとビジネス用フォルダを分けてください。企業のコンピューターに機密の個人情報を保存しないでください。パーソナルフォルダで何かをする必要がある場合は、それをメモリスティックに置き、ファイルをできるだけ早くパーソナルコンピュータにコピーします。

トピックとレベルが役立ちます。*次のレベルは、各フォルダーのトピックになります。トレーニングフォルダには、会社が提供するさまざまなトレーニングコース、各コースのスケジュール日が含まれている必要があります。 1つのフォルダに50を超えるフォルダが含まれるようになったら、それを小さな部分に分割します。人々は怠惰すぎて下にスクロールできません。画面にファイルがすぐに表示されない場合、ファイルはそこにないと想定します。

システムをバックアップすることを忘れないでください。*ハードディスクが損傷し、ハードで重要な作業がすべてなくなりました。定期的なバックアップは、どのコンピュータユーザーにとっても優先度が高くなります。作業中の同じディスクにバックアップしないでください。定期的にCDまたはDVDにバックアップしてください。大企業のIT部門は、システムのバックアップ時間を自動的にスケジュールします。重要なデータが失われないように、定期的なバックアップも作成することをお勧めします。バックアップは、机の引き出しやハンドバッグではなく、安全な場所に保管してください。すべてのフォルダが1つの場所に保存されるため、サブフォルダでDocumentsフォルダを指定するだけで、バックアップが簡単になります。

あなたのシステムについていく。*あなたがそれを続けない限り、世界で最高のファイリングシステムは役に立たない。すぐに正しいフォルダにファイルを保存して、どのドキュメントをどこにファイルするかを考えようとする多くのフラストレーションを回避します。時は金なり、時は貴重です。