あなたはあなたのオフィスを見回して、書類の山、流れるようなファイリングキャビネット、そして失われた請求書しか見ないことにうんざりしていませんか？

もしそうなら、混乱から秩序を作り出すのを助けるためにあなたができることがあります。あなたがする必要があるのはペーパーレスに行くことだけです。ペーパーレスオフィスの作成は、やや長引くプロセスですが、それほど難しくはありません。あなたがする必要があるのは、いくらかの創造性を使い、少しの忍耐力を示し、そしてこれらのガイドラインに従うことです。

時間がかかる。ペーパーレスオフィスの作成を開始する前に、まずそれがプロセスであることを理解する必要があります。プロセスとして、それは時間がかかるものです。それはあなたが一日でできることではありません。オフィスの規模やそれに費やす時間にもよりますが、これは最大1か月以上かかるプロジェクトです。このため、小さなステップから始めて、次のプロジェクトに進む前に、プロジェクト全体の一部を完了してください。可能な場合はPDFを使用してください。保存する必要のあるメール、請求書、請求書、またはその他の紙のアイテムを受け取ったら、それをスキャンしてPDFファイルにします。これらのファイルはオリジナルのデジタルコピーを保持し、ファイルの紙のコピーの必要性を排除し、必要に応じて別のファイルを印刷できるようにします。メールが届いたらすぐにPDFに変換し、できるだけファイルを元に戻すことをお勧めします。ファックスをダンプします。ファックスの送受信に使用できるオンラインサービスがあります。これにより、アイテムを印刷する必要がなくなり、PDFとして再度保存するだけで済みます。さらに、これらのサービスを使用すると、コンピューターから直接FAXを送受信できるため、全体的な効率が向上します。オンラインで請求します。 （ほとんどの企業が行うように）支払いを行ったり受け取ったりする場合は、オンラインでできるだけ多くの作業を行ってみませんか？このプロセスは、銀行に取り付け騒ぎをする時間を節約するだけでなく、請求プロセスをスピードアップしたり、請求書の紛失を防ぐのに役立ちます。すべてをバックアップします。ペーパーレス化を始めるときはいつでも、すべてを確実にバックアップする必要があります。可能であれば、すべてを毎日バックアップする必要があります。外付けハードドライブ、CD、DVD、またはその他のプロセスなどのアイテムを使用して、データをバックアップします。これは、不幸なことが起こった場合にすべてのデータが失われるのを防ぐのに役立つという理由だけで重要です。