デジタルファイリングは、ハードコピーファイリングに似ており、どちらも実用的でよく知られている定期的な注意が必要です。ファイリングキャビネットのドローが整理されておらず、無駄なスペースを見つけることが不可能になるのと同じように、コンピューターのファイリングシステムはさらに悪化する可能性があります。次の段落は、ハードディスクをすっきりとした実用的で使いやすいストレージユニットに整理するのに役立ちます。現在使用しているファイリングシステムに精通することから始めます。ファイルやフォルダにわかりにくい名前を付ける場合は、特定のファイルと呼ばれるものと、どのフォルダにファイルしたかを覚えておく必要があります。数値またはアルファベットのファイリングシステムを使用するかどうかにかかわらず、明確なファイル名が不可欠です。

論理的で、理解しやすく、管理しやすく、したがって時間節約システムを設定するのに役立ついくつかの提案を次に示します。

論理構造を作成します。*「ドキュメント」または「マイドキュメント」

フォルダは、ほとんどのWindowsプログラムが個人用ファイルを作成する場所です。まず、個人またはビジネスのニーズに合わせて構造を紙にマッピングすることをお勧めします。必要なカテゴリとサブカテゴリを決定します。 Windows 7は、「ドキュメント」フォルダー内のファイルとフォルダーに自動的にインデックスを付けます。

ハードディスクの他の場所にフォルダを作成する場合は、Windowsにもそれらのインデックスを作成させることを忘れないでください。これにより、ドキュメントやフォルダを数秒で簡単に見つけることができます。

ファイルまたはフォルダに名前を付ける。*ファイルおよびフォルダには、新しいクライアント、営業担当者、新しい注文など、トピックに応じた名前を付ける必要があります。これにより、後で必要な特定のフォルダまたはファイルを簡単に見つけることができます。

フォルダをバックアップします。*ディスクが損傷し、すべてのバックアップが失われる可能性があるため、フォルダをハードドライブにバックアップすることはお勧めしません。

バックアップをスティックに保存することは、スティックをバッグに入れて持ち運ぶときに簡単に紛失したり損傷したりする可能性があるため、お勧めできません。バックアップはCD-ROMまたはDVDディスクに保存し、安全な場所にロックする必要があります。バックアップディスクを机の引き分けやロックされていない棚に置く理由はありません。

結論として、実行可能で使いやすいデジタルファイリングシステムを作成する場合は、Windows 7の論理構造に従います。Windows7ライブラリシステムを利用して、アクセスしやすいようにすべてのファイルにインデックスを付け、フォルダーとファイルがあることを確認します。論理的に名前が付けられています。コンピュータに問題が発生した場合でもファイルにアクセスできるように、すべてのドキュメント、ファイル、およびフォルダをバックアップすることを忘れないでください。

デジタルファイリングシステムをお楽しみください。