材料費を削減し、オフィス周辺の効率を少し高める方法を探しているなら、電子ファイリングシステムはそれを始めるのに最適な方法です。ただし、電子ファイリングシステムを最大限に活用するには、いくつかのガイドラインに注意を払う必要があります。これらのガイドラインを見ている間、それらは実際には単なるガイドラインであり、そのため、直面している固有のニーズに合うように変更する必要があることに注意してください。

電子ファイリングを使用するのは誰ですか？電子ファイリングは、さまざまな企業や政府の間で人気があります。たとえば、多くの政府は、時間とコストの両方を節約できるため、所得税の納税者がオンラインで情報を提出することを許可しています。弁護士は、ケースデータベース、法律の改正と変更、および異なる都市にある同じ会社のオフィス間の通信にオンラインでアクセスできます。同じ建物または異なる支店にオフィスがある大企業は、ネットワーク上の共有ファイルにアクセスできます。

図書館員は、優れた本や図書館への新しい追加を管理できるため、電子ファイリングがより正確であると感じています。情報を共有する従業員は、ユーザーが棚やファイリングキャビネットに物理的に返却する必要のある多くの無関係な紙の文書を検索する必要がなくなるため、時間を節約できます。

電子ファイリングキャビネットを作成する方法

。物理的なドキュメントを電子ファイルに変換できる優れたスキャナーに投資してください。

。ファイリングキャビネットにあるはずのすべての領収書とその他のアイテムを収集します。これらのアイテムを山に分けて、スキャンして電子ファイリングシステムに保存する必要のあるアイテムを把握します。ドキュメントを分離するときに、ファイリングシステムを物理的に作成する方法を考えてください。

これにより、後でファイリングシステムを作成するときに、時間とフラストレーションを節約できます。

。 3.使用するシステムのタイプを決定します。ファイルはアルファベット順ですか、それとも数字順ですか。ファイリングシステムがユーザーフレンドリーで保守しやすいためには、一貫性が不可欠であることを忘れないでください。

。論理名で新しいフォルダを作成します。ファイル名としてのコードは、その内容の手がかりがない場合、混乱する可能性があります。

。 5.同じ方法でサブフォルダーを作成します。論理的に構築されたファイリングシステムは、時間とフラストレーションを節約します。

。 6.情報の損失を防ぐには、定期的なバックアップが不可欠です。この目的のために外付けハードディスクを購入し、耐火金庫に保管してください。

コンピュータの障害や不正アクセスに対するセキュリティには特別な注意を払う必要があります。ビジネスのさまざまなセクションからファイルにアクセスする場合は、人事記録、財務諸表、レポート、およびその他の機密情報に関するアクセス権の割り当てに注意する必要があります。