あなたが幹部、幹部の助手、または単に平均的なジョーであるかどうかにかかわらず、電子メールは現実です。私たちが毎日受け取る電子メールの量が増え続け、仕事で機能できるようにするために依存しているため、ある種のファイリングシステムが必要になっています。他の紙のファイリングシステムと同じように、電子メールのファイリングは主に個人の好みの問題です。雑然とした受信トレイを手伝うことができるいくつかのアイデアがあります。

電子メールプログラムの場合：

電子メールプログラム（Microsoft Outlookまたはその他のアプリケーション）では、[アーカイブフォルダー]セクションから開始する必要があります。そのセクションを見つけたら、保存したいアイテムの特定のファイルを作成します。このファイルに送信者の名前のラベルを付けるか、特定のトピックに関する大量の電子メールを受信する場合は、そのトピックの名前でファイルにラベルを付けます。メールが完成したら、そのアーカイブファイルに保存するだけです。ファイルを並べ替えて見つけるのは非常に簡単です。検索ツールを使用して、特定のフレーズなどを検索することもできます。

この方法を使用すると、各ファイルに数百の異なる電子メールがある場合でも、必要なものをすぐに見つけることができます。この階層の例は、たまたま法律事務所で働いていた場合、次のようになります（最も広いものから具体的なものへ）：

離婚法令— 2012年ジェームズ、ネイサン—離婚アクメ炉請求書サーモスタット*ジェームズ、ネイサン

「マイドキュメント」セクション：

コンピュータの「マイドキュメント」セクションでも、電子メールシステムで行うのと同じことを実行できます。あなたが本当にする必要があるのは、メインファイルを使用して関連情報を保存し、簡単に認識できるようにそれらのフォルダに名前を付けることです。この例は、最も広いものから最も具体的なものへと変化し、次のようになります。

2012—請求書Acme Furnace Company *新しいサーモスタット

またはこのように：

2012年離婚判決ジェームズ、ネイサン—巡回裁判所*離婚判決—ネイサン_対_ジョーンズ

これらの方法を使用することにより、文字通りコンピュータと電子メールシステムをファイリングキャビネットとして使用し、情報検索を非常に簡単にします。ただし、トピックごとにメールを並べ替える方が簡単であることに注意してください。開始したら、終了するまで続けてください。

停止して後で戻ってくると、後で必要な情報を見つけるのが難しくなり、混乱するだけです。