たくさんの書類や紙を扱う場合、作業スペースのあちこちに紙が山積みになっている可能性があります。たぶん、あなたはあなたがしがみつく必要があるとあなたが知っているいくつかの重要な文書、またはあなたがちょうど読んだことがない記事を持っています。また、捨てたくないがどうしたらよいかわからないその他の情報の請求書や手紙を持っている可能性もあります。理由が何であれ、これらのドキュメントは最終的に机の上に置かれ、まとまりのない混乱になるまで増え続けます。

最も組織化された人々でさえ、すぐに散らかってしまう可能性のある紙の束になってしまう可能性があります。作業スペースが雑然としていると、集中するのが難しくなり、気が散ることさえあるので、問題が完全に圧倒される前に、問題の対処方法を学ぶことが重要です。これを達成するには、一度に1ステップずつ紙の山を征服する必要があります。

あなたの目標は、重要な文書を提出し、スペースを占有しているだけの役に立たない文書を取り除くことです。ドキュメントと情報のファイリングシステムを設定するには、次の手順を使用してガイドします。

  • 紙の山をいくつかのセクションに分割することから始めます。少し時間があれば、毎日少量のドキュメントに取り組むことができるので、タスクが圧倒されることはありません。

  • スタック内の各用紙を確認します。論文をさまざまなカテゴリに分けます。たとえば、ドキュメントを非常に重要な、やや有用な、またはゴミごとにグループ化できます。そこから、実際の内容に応じて論文をさらに分割することができます。これは、適切なフォルダに書類を提出するのに役立ちます。

  • ゴミとしてグループ化したドキュメントをすべて削除します。個人情報を含むドキュメントを細断処理し、この山をリサイクルして邪魔にならないようにします。

  • 引き出し、ボックス、棚、またはファイリングキャビネットにファイルフォルダを設定します。これは、ドキュメントを整然と片付けておくための中心的な場所になります。

  • 類似のドキュメントをまとめてフォルダに入れて片付けます。後で必要なドキュメントを見つけやすくするために、フォルダにラベルを付けます。

書類を提出することは、あなたが必要な書類を見つけることができることを確実にするための迅速で簡単な方法です。このシステムは、作業スペースを乱雑にするために机の上に置いたままにする紙の量を削減または排除するのにも役立ちます。書類を提出することで、作業スペース全体のルックアンドフィールを向上させることができます。