あなたがオフィス、学校、または自宅にいるかどうかにかかわらず、あなたはあなたの人生のある時点で文書、声明、アカウントおよび他のアイテムを提出する必要があります。多くの場合、このスキルは1日に数回使用されます。そのため、実行可能なファイリングソリューションを見つけることがいかに重要であるかを強調することはできません。実際、特定の問題に対していくつかの異なるファイリングソリューションを考え出すことができることは常に良い考えです。

このようにして、職場で成長および拡大するためにしばしば必要とされる柔軟性を持ち、家の周りに余分な部屋を見つけることができます。

ファイリングシステムに慣れていない場合は、最も一般的なタイプのリストと、それらの使用方法について簡単に説明します。

アルファベット*。電話帳に使用されているのと同じシステム。大規模なファイリングデータベースがある場合、名前、誕生日、職業などのさまざまな基準で整理する必要があると面倒になる可能性があるため、プログラムに並べ替えを許可する必要があります。

数値ファイリング。*ファイルの検索を高速化します。ただし、正しいファイル番号がない場合は、2番目の基準で保存されているファイルを見つけるのに時間がかかる可能性があることに注意してください。明るい面としては、ファイルを開くとレコード所有者の名前しか表示されないため、ある程度の機密性が確保されます。

Geographic。*国、都市、郵便番号などに従ってファイルを並べ替えます。これは旅行代理店に最適です。

件名。*それはあなたが持っている科目とサブ科目の数に依存します。

あなたがビジネスの異なる部門やサブ部門に完全に精通していない場合、あまりにも多くの主題は見つけるのに時間がかかるかもしれません。これは、ファイルをすばやく見つけたい場合は件名が説明的である必要があるため、作成および保守が難しいシステムです。

時系列*。日付でソートされており、明細書、注文や配達の確認などに最適です。クライアントファイルにはお勧めしません。

カラーコーディング*。ファイルのグループをすぐに識別するのに人気があります。赤は優先度が高く、緑は通常の顧客、青は保留中のファイルなどです。この特定のファイリングソリューションを使用している場合は、必ず適切なプリンタを使用してください。この理由は、カラー印刷がしばしばかなり高価であるという点でかなり単純です。数色だけを賢く使うことで、お金とプリンターのインクを節約できます。インクジェットプリンタは安価ですが、インクが重い（したがって、長期的にはより高価になる）ことに注意してください。逆に、レーザープリンターは前払いでより高価ですが、必要なインクが少なくてすむため、使用するものが長持ちします。