あらゆる種類のレコードがあり、さまざまな形式で提供される可能性がありますが、それらのすべてに適用されるいくつかの一般的なルールがあります。そのため、記録の整理を開始する前に、時間をかけてニーズに最適なファイリングシステムを決定することが重要です。ここでは、選択できるさまざまなタイプのファイリングシステムについて簡単に説明し、それぞれの簡単な定義を示します。

アルファベット*。アルファベットの文字で名前や主題を整理します。

英数字*。ファイルをアルファベット順と数値順に保存します。

トピックに応じたファイリング。*これらは少数のファイルに使用されます。ファイルを見つけるためにインデックスシステムが必要になるため、すぐに多くのトピックが問題を引き起こします。

地理システム。*国を最上位のフォルダーとして使用し、町を最初のサブカテゴリーとして使用し、ホテルを階層の3番目のグループとして使用できます。

数値分類。*ファイルを配置するには数字を使用します。ストレート数値システムは、ファイルに順番に連続して番号を付けます。ストレート数値ファイリングシステムは使いやすく拡張も簡単ですが、ユーザーが取得したいファイルの正確な数を知る必要があるため、問題が発生する可能性があります。

時系列システム。*ファイルを日付順に並べます。対応は通常、時系列のシステムを使用して整理されます。たとえば、「nancy20100522」という名前のファイルには、その人の名と通信の日付が記載されています。このようなファイルは、client_paymentsと呼ばれるサブフォルダーにファイルできます。

しかし、どのシステムがあなたのオフィスに適しているかをどのように判断するのでしょうか？どのシステムがオフィスの記録に適しているかを判断するには、4つの質問に答える必要があります。これらの質問と、質問の簡単な説明を以下に示します。それぞれの質問に対する答えはあなた次第です。

レコードはどのように使用または取得されますか？*レコードの種類と通常の取得方法によって、ファイリングシステムが決まる場合があります。

レコードはいくつありますか？*レコードが限られている場合は、通常、アルファベットのファイリングシステムを使用できます。大量のレコードには通常、数値または英数字のシステムが必要です。

オフィスまたはエージェンシーの規模はどれくらいですか？*大規模なエージェンシー、特に複数の支店を持つエージェンシーは、英数字の中央ファイリングシステムを使用して、エージェンシー全体で一貫したファイリング慣行を保証する場合があります。

大規模な機関では、レコードをファイリングおよび取得する人が増えています。つまり、迅速かつ簡単に取得するには、論理的で一定のシステムが必要になります。

誰がレコードを使用しますか？*ファイリングシステムを選択する際には、レコードをファイリングおよび取得する人々のニーズを考慮する必要があります。この要件とともに、混乱を避けるためにファイルには論理的な名前を付ける必要があります。